E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Fristen und Formate im Überblick
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Datei. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat, das eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Eine einfache PDF-Datei – auch wenn sie per E-Mail verschickt wird – gilt nicht als E-Rechnung. Sie zählt seit 2025 zu den sogenannten „sonstigen Rechnungen". Auch Papierrechnungen fallen in diese Kategorie.
E-Rechnung vs. sonstige Rechnung
Merkmal |
E-Rechnung |
Sonstige Rechnung (PDF, Papier) |
|---|---|---|
Format |
Strukturiertes XML |
Bild oder Papier |
Maschinell lesbar |
Ja |
Nein |
EN 16931-konform |
Ja |
Nein |
Ab 2028 im B2B zulässig |
Ja |
Nein (mit wenigen Ausnahmen) |
XRechnung und ZUGFeRD: die beiden wichtigsten Formate
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die beide die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllen:
XRechnung – reines XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) entwickelt. Nicht ohne spezielle Software lesbar.
ZUGFeRD – Hybridformat: sichtbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Für B2B-Geschäfte praktisch, weil Menschen und Software dieselbe Datei verarbeiten können.
Beachten Sie: Bei ZUGFeRD sind nur die Profile EN 16931 und EXTENDED für die E-Rechnungspflicht ausreichend. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Wer ist betroffen? Die Zeitleiste 2025–2028
Die Einführung erfolgt schrittweise. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen von E-Rechnungen.
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle
Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Selbstständige – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür in der Regel aus.
Gleichzeitig dürfen alle Unternehmen bereits ab diesem Datum E-Rechnungen ausstellen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Papierrechnungen und PDFs (mit Zustimmung des Empfängers) bleiben übergangsweise weiter zulässig.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase
In dieser Phase dürfen alle Unternehmen für B2B-Umsätze noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen (mit Empfängerzustimmung) versenden. Das Versenden von E-Rechnungen ist möglich, aber noch nicht verpflichtend.
Ab 1. Januar 2027: Pflicht für größere Unternehmen
Ab diesem Datum müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen haben noch ein Jahr länger Zeit.
Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle
Spätestens ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig von der Unternehmensgröße. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Was bedeutet das für kleine Unternehmen und Selbstständige?
Für kleine Betriebe und Selbstständige sind drei Punkte besonders wichtig:
Empfangen Sie bereits jetzt E-Rechnungen – ein E-Mail-Postfach reicht aus, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Für die Verarbeitung benötigen Sie aber eine Software oder einen Viewer, der XML-Dateien anzeigen kann.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit – aber nicht vom Empfangen. Mehr dazu im weiterführenden Artikel zur E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer.
Bestimmte Rechnungen bleiben ausgenommen – etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Auch B2C-Rechnungen und bestimmte steuerfreie Leistungen sind nicht betroffen.
Wie starten Sie jetzt?
Der Umstieg lässt sich in vier Schritten umsetzen:
Empfangskanal einrichten – ein dediziertes E-Mail-Postfach für Rechnungen aufsetzen.
Geeignete Software wählen – ein Tool, das E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen, validieren und archivieren kann.
Stammdaten prüfen – Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Empfängerdaten vollständig hinterlegen.
Archivierung gemäß GoBD sicherstellen – E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden.
Vertiefungsthemen: Alles rund um die E-Rechnung
Wenn Sie tiefer in einzelne Aspekte einsteigen möchten, finden Sie hier eine Übersicht der weiterführenden Artikel:
E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer – wer was muss, wer ausgenommen ist
Ausnahmen und Übergangsfristen – wann genau die Pflicht für wen gilt
E-Rechnung erstellen – kostenlos und rechtskonform – Schritt-für-Schritt-Anleitung
E-Rechnung-Software im Vergleich – Auswahlkriterien und worauf zu achten ist
XRechnung vs. ZUGFeRD – welches Format Sie wann brauchen
PDF in E-Rechnung umwandeln – wie der Übergang gelingt
E-Rechnung empfangen, prüfen und validieren – Anforderungen und Werkzeuge
Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt schrittweise: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931 vorliegen – etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
Welche Formate sind als E-Rechnung erlaubt?
In Deutschland sind vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zugelassen – bei ZUGFeRD nur in den Profilen EN 16931 oder EXTENDED. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können, da diese Pflicht seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen gilt.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Der Rechnungsaussteller hat ab dem Pflichtdatum keine Verpflichtung mehr, eine alternative Papier- oder PDF-Rechnung auszustellen. Ohne ordnungsgemäße Rechnung verlieren Sie zudem das Recht auf Vorsteuerabzug.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang aus?
Für die rechtliche Empfangsfähigkeit ja. Um die XML-Datei zu öffnen und zu prüfen, brauchen Sie aber zusätzlich eine geeignete Software oder einen Viewer.
Gelten die Pflichten auch für Rechnungen an Privatkunden (B2C)?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmern. B2C-Rechnungen sind ausgenommen.