E-Rechnung-Pflicht: Ausnahmen und Übergangsfristen im Überblick

Nicht alles muss elektronisch werden

Die E-Rechnungspflicht klingt umfassend, hat aber wichtige Grenzen. Der Gesetzgeber hat sowohl klare Ausnahmen definiert als auch gestaffelte Übergangsfristen geschaffen, damit Unternehmen Zeit für die Umstellung haben. Wer betroffen ist und wer nicht, hängt von vier Faktoren ab:

• dem Geschäftspartner (B2B oder B2C),

• der Art der Leistung,

• dem Rechnungsbetrag,

• dem Vorjahresumsatz des Ausstellers.

Wer ist dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Auch nach Ablauf aller Übergangsfristen müssen folgende Fälle nicht elektronisch abgerechnet werden:

1. Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Geschäfte mit Endverbrauchern fallen nicht unter die Pflicht. Wer ausschließlich Privatkunden bedient – etwa Einzelhandel, Friseur oder Gastronomie ohne Firmenkunden – ist vom Ausstellen einer E-Rechnung nicht betroffen.

2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Rechnungen, deren Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt, dürfen weiterhin auf Papier ausgestellt werden (§ 33 UStDV). Diese Regel gilt zeitlich unbefristet.

3. Fahrausweise

Fahrausweise nach § 34 UStDV (z. B. für Bus, Bahn, Taxi) sind ebenfalls dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

4. Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Für ihre eigenen Rechnungen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen müssen sie diese aber trotzdem. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer.

5. Bestimmte steuerfreie Leistungen

Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (etwa bestimmte Finanz-, Versicherungs- oder Bildungsleistungen), sind von der Pflicht ausgenommen.

6. Auslandsumsätze

Rechnungen an ausländische Geschäftspartner oder Leistungen außerhalb Deutschlands fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.

Die Übergangsfristen im Detail

Während die Empfangspflicht ohne Übergangszeit gilt, hat der Gesetzgeber für die Ausstellungspflicht mehrere Stufen geschaffen.

Übersichtstabelle: Wer muss wann?

Phase 1: 2025 bis 2026 – Empfangspflicht, freiwilliges Ausstellen

In diesem Zeitraum kann jedes Unternehmen frei wählen. Papierrechnungen bleiben uneingeschränkt zulässig. PDF-Rechnungen und andere nicht-strukturierte elektronische Formate sind weiterhin erlaubt – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. E-Rechnungen dürfen ohne Zustimmung des Empfängers verschickt werden.

Phase 2: 2027 – Umsatzgrenze 800.000 Euro

Ab dem 1. Januar 2027 wird es ernst für größere Unternehmen. Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz, also der Gesamtumsatz im Jahr 2026 (berechnet nach § 19 Absatz 3 UStG).

• Vorjahresumsatz über 800.000 €: Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen im B2B-Bereich.

• Vorjahresumsatz bis 800.000 €: Papier- oder PDF-Rechnungen (PDF mit Zustimmung) bleiben für ein weiteres Jahr zulässig.

Phase 3: ab 2028 – Pflicht für alle

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann grundsätzlich nicht mehr zulässig – außer in den oben genannten dauerhaften Ausnahmefällen.

Sonderfall EDI-Verfahren

Das etablierte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) bleibt auch nach 2028 weiter nutzbar. Voraussetzung: Es muss sichergestellt sein, dass aus den übermittelten Daten eine EN-16931-konforme E-Rechnung erstellt werden kann. Wer also bereits ein EDI-System nutzt, muss es nicht zwingend ersetzen, sondern nur entsprechend anpassen.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Auch wenn Sie unter eine Übergangsregelung oder Ausnahme fallen, lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung:

1. Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz. Liegt er über oder unter 800.000 Euro? Davon hängt ab, ob Sie 2027 oder erst 2028 ausstellen müssen.

2. Klären Sie Ihre Kundenstruktur. Wie viele Ihrer Rechnungen sind B2B, wie viele B2C? Je höher der B2B-Anteil, desto wichtiger die rechtzeitige Umstellung.

3. Richten Sie den Empfangskanal ein. Diese Pflicht gilt schon heute – ein dediziertes Rechnungs-Postfach genügt rechtlich.

4. Beobachten Sie Branchenregeln. Manche Berufsgruppen (z. B. Heilberufe, Bildungsanbieter) haben durch § 4 UStG-Befreiungen besondere Konstellationen.

Wenn Sie konkret wissen wollen, wie Sie selbst eine E-Rechnung erstellen, lesen Sie die Anleitung E-Rechnung erstellen – kostenlos und rechtskonform. Einen Gesamtüberblick zur neuen Pflicht bietet der Artikel E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Fristen und Formate.