Rechnungsvorlage Google Docs
Google Docs ist ein kostenloser Texteditor, den Sie von jedem Gerät mit Internetzugang nutzen können. Für gelegentliche Rechnungsstellung kann er ausreichen – aber genau wie Word ist er nicht für das Erstellen von Rechnungen konzipiert. Wir zeigen, was eine Rechnung in Google Docs enthalten muss, worauf Sie achten sollten, und wann sich der Wechsel zu einem spezialisierten Tool lohnt.
Was muss eine Rechnung enthalten?
Egal, ob Sie Ihre Rechnung in Google Docs, Word oder einem anderen Programm erstellen – die Pflichtangaben sind gesetzlich vorgeschrieben und gelten immer. Fehlt eine davon, hat der Empfänger das Recht, den Beleg zurückzuweisen.
Pflichtangaben
Rechnungsnummer – jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer innerhalb Ihres Nummernkreises haben (z. B. „Rechnung Nr. 20250020").
Angaben zum Rechnungssteller – vollständiger Name oder Firma, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
Angaben zum Rechnungsempfänger – vollständiger Name oder Firma und Anschrift.
Rechnungsdatum – der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellt haben.
Liefer- oder Leistungsdatum – der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bzw. der Hinweis „Rechnungsdatum entspricht Leistungsdatum"), sofern abweichend vom Rechnungsdatum.
Leistungsbeschreibung – was genau Sie in Rechnung stellen: Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis je Position.
Steuersatz und Steuerbetrag – der anzuwendende USt-Satz, der Nettobetrag, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag.
Gesamtbetrag – die Summe aller Positionen mit Aufschlüsselung nach Netto, USt und Brutto.
Empfohlene Angaben
Zahlungsfrist – bis wann der Empfänger den Betrag begleichen soll.
Bankverbindung – IBAN, BIC und Name der Bank.
Zahlungsart – Überweisung, Lastschrift, PayPal oder andere akzeptierte Methoden.
Skonto-Hinweis – sofern Sie bei frühzeitiger Zahlung einen Nachlass gewähren (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen").
Worauf Sie bei der Rechnungsstellung in Google Docs achten sollten
Im Vergleich zu Desktop-Editoren hat Google Docs einige spezifische Einschränkungen, die bei der Rechnungsstellung eine Rolle spielen:
Keine Berechnungen – genau wie Word rechnet Google Docs nicht. Summen, Umsatzsteuer und Gesamtbeträge müssen Sie selbst berechnen und manuell eintragen.
Abhängig vom Internet – ohne Internetverbindung kommen Sie nicht an Ihr Dokument. Der Offline-Modus existiert zwar, muss aber vorher eingerichtet werden.
Eingeschränkte Tabellenformatierung – Tabellen in Google Docs sind einfacher als in Word. Spaltenausrichtung und ein professionelles Erscheinungsbild der Rechnung erfordern mehr Handarbeit.
Teilen = Risiko – wenn Sie das Dokument per Link teilen, kann jeder mit Zugriff es bearbeiten. Anders als bei einem PDF haben Sie keine Kontrolle darüber, was der Empfänger mit dem Dokument macht.
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Manuelle Nummerierung und Verwaltung – Google Docs überwacht keine Nummernfolge und führt keine Übersicht über ausgestellte Rechnungen.
Teilen Sie eine Rechnung niemals als Google-Docs-Link. Der Empfänger könnte den Betrag, das Datum und andere Angaben ändern – ohne dass Sie es bemerken. Laden Sie immer als PDF herunter (Datei → Herunterladen → PDF).
Mit MeineRechnungOnline.de müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. Jede Rechnung wird automatisch als nicht bearbeitbares PDF erstellt. Ihr Kunde erhält immer genau das, was Sie ausgestellt haben, und alle Ihre Belege sind sicher in der Cloud gespeichert – von überall aus zugänglich, ohne Risiko eines Verlusts oder unbefugter Änderungen.
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