Muster-Proforma-Rechnung

Auch wenn sie rechtlich nicht bindend ist, sollte eine Proforma-Rechnung folgende Angaben enthalten, um vollständig und aussagekräftig zu sein:

Name und Anschrift des Ausstellers – wer die Leistung oder Lieferung anbieten möchte.
Name und Anschrift des Empfängers – für wen die Proforma-Rechnung bestimmt ist.
Ausstellungsdatum – Tag der Erstellung.
Proforma-Rechnungsnummer – zur internen Referenz.
Klare Bezeichnung als „Proforma-Rechnung“ – zur Abgrenzung von echten Rechnungen.
Beschreibung der angebotenen Leistung oder Ware – inkl. Menge, Einheit, Preis.
Gesamtbetrag (ggf. mit Hinweis auf enthaltene oder nicht enthaltene Steuer) – als Orientierung.

Für mehr Transparenz und besseren Kundenkontakt empfiehlt sich:

Hinweis auf den unverbindlichen Charakter – z. B. „Dieses Dokument dient nur zur Vorabinformation und stellt keine Zahlungsaufforderung dar.“
Referenz auf ein Angebot oder eine Anfrage – z. B. „basierend auf Ihrer Anfrage vom...“
Gültigkeitsdauer des Angebots – z. B. „gültig bis...“
Zahlungs- und Lieferbedingungen – optional und als Orientierung.
Kontaktperson für Rückfragen – inkl. E-Mail oder Telefon.

Proforma-Rechnungen finden Anwendung, wenn:

ein Kunde vorab eine Preis- oder Leistungsübersicht wünscht,
eine Zollabwicklung vorbereitet wird (z. B. bei Exporten außerhalb der EU),
Angebote konkretisiert oder Bestellungen angekündigt werden,
interne Genehmigungen oder Budgets vorliegen müssen, bevor es zu einem Auftrag kommt.