Rechnungsvorlage Excel
Excel gehört zu den am weitesten verbreiteten Tools im Geschäftsalltag – und viele Unternehmen nutzen es bis heute zum Erstellen von Rechnungen. Obwohl die Tabellenkalkulation hervorragend für Berechnungen und Buchhaltung geeignet ist, hat sie bei der Rechnungsstellung ihre Tücken. Wir zeigen, wie eine Rechnung in Excel aussehen sollte, was sie enthalten muss – und warum immer mehr Unternehmer auf MeineRechnungOnline.de als schnellere und zuverlässigere Lösung für die Rechnungsstellung umsteigen.
Was muss eine Rechnung enthalten?
Egal, ob Sie Ihre Rechnung in Excel oder einem anderen Tool erstellen – sie muss die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten. Fehlt eine davon, kann der Empfänger den Beleg beanstanden, und Sie riskieren Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Pflichtangaben
Rechnungsnummer – eine eindeutige, fortlaufende Nummer (z. B. „Rechnung Nr. 20250101") innerhalb Ihres Nummernkreises.
Angaben zum Rechnungssteller – vollständiger Name oder Firma, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
Angaben zum Rechnungsempfänger – vollständiger Name oder Firma und Anschrift.
Rechnungsdatum – der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Liefer- oder Leistungsdatum – der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bzw. der Hinweis „Rechnungsdatum entspricht Leistungsdatum").
Leistungsbeschreibung – Art und Umfang der Lieferung oder Leistung: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis je Position.
Steuersatz und Steuerbetrag – der anzuwendende USt-Satz, der Nettobetrag, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag.
Gesamtbetrag – die Summe aller Positionen mit Aufschlüsselung nach Netto, USt und Brutto.
Empfohlene Angaben
Zahlungsfrist – bis wann der Empfänger den Betrag begleichen soll.
Bankverbindung – IBAN, BIC und Name der Bank.
Zahlungsart – Überweisung, Lastschrift, PayPal oder andere akzeptierte Methoden.
Skonto-Hinweis – sofern Sie bei frühzeitiger Zahlung einen Nachlass gewähren (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen").
Worauf Sie bei der Rechnungsstellung in Excel achten sollten
Excel ist ein leistungsstarkes Tool, hat aber bei der Rechnungsstellung spezifische Stolperfallen, die zu Fehlern führen können:
Rundungsfehler – Excel rundet möglicherweise anders, als Sie erwarten. Cent-Abweichungen bei der Umsatzsteuer können in der Buchhaltung Probleme verursachen.
Fehlerhafte Formeln – Beim Kopieren von Zeilen können sich Zellbezüge verschieben. Prüfen Sie immer, ob die Summen korrekt sind.
Formatierungsprobleme beim Druck/Export – Was am Bildschirm gut aussieht, kann beim PDF-Export verrutschen. Kontrollieren Sie die Druckvorschau.
Manuelle Nummerierung – Ohne System passiert es schnell, dass zwei Rechnungen dieselbe Nummer erhalten oder eine Nummer in der Reihenfolge übersprungen wird.
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Keine automatischen Sicherungen – Wird die Datei gelöscht oder beschädigt, verlieren Sie Ihre gesamte Dokumentation.
Achtung!
Versenden Sie Rechnungen niemals als .xlsx-Datei. Der Empfänger könnte versehentlich (oder absichtlich) die Angaben ändern. Exportieren Sie immer als PDF.
Mit MeineRechnungOnline.de müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. Jede Rechnung wird automatisch als PDF erstellt, das nachträglich nicht bearbeitet werden kann. Ihr Kunde erhält immer genau das, was Sie ausgestellt haben – ohne Risiko, dass unterwegs etwas verändert wird. Und alle Ihre Belege sind sicher in der Cloud gespeichert, sodass Sie sich um Sicherungskopien keine Sorgen machen müssen.
Rechnungsvorlagen für Excel
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