Muster-Bestellung
Eine Bestellung ist die schriftliche Aufforderung an einen Lieferanten oder Dienstleister, eine bestimmte Ware zu liefern oder eine Leistung zu erbringen. Rechtlich gesehen ist sie eine Willenserklärung – basiert sie auf einem vorliegenden Angebot, kommt mit der Bestellung bereits ein Vertrag zustande. Deshalb ist es wichtig, dass alle Angaben klar und vollständig sind. Eine saubere Bestellung schützt beide Seiten vor Missverständnissen über Umfang, Preis und Liefertermin.
Was muss eine Bestellung enthalten?
Für eine Bestellung gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Damit sie aber als eindeutige Grundlage für den Vertrag dient und keine Rückfragen auslöst, sollte sie folgende Angaben enthalten:
Pflichtangaben
Bezeichnung als Bestellung – das Dokument muss eindeutig als „Bestellung" erkennbar sein.
Bestellnummer – ein eindeutiger Identifikator für die Zuordnung zu Lieferschein und Rechnung.
Datum der Bestellung
Angaben zum Besteller – Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Ansprechpartner.
Angaben zum Lieferanten – Name oder Firmenname, Anschrift.
Bezug zum Angebot – Angebotsnummer und Datum, auf dessen Grundlage bestellt wird.
Beschreibung der Ware oder Leistung – genaue Bezeichnung, Menge, Qualität und Einzelpreise.
Gesamtpreis – Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.
Empfohlene Angaben
Gewünschter Liefertermin – konkretes Datum oder Kalenderwoche.
Lieferadresse – falls abweichend von der Rechnungsanschrift.
Zahlungsbedingungen – z. B. „zahlbar innerhalb von 30 Tagen" oder Verweis auf die im Angebot genannten Konditionen.
Versand- und Verpackungshinweise – besondere Anforderungen an Transport oder Verpackung.
Eine Bestellung ist rechtlich bindend. Bezieht sie sich auf ein bestehendes Angebot und stimmt inhaltlich überein, kommt mit dem Zugang der Bestellung ein Vertrag zustande. Weicht die Bestellung in Menge, Preis oder Leistungsumfang vom Angebot ab, gilt sie als neues Angebot, das der Lieferant erst annehmen muss. Prüfen Sie daher vor dem Absenden alle Angaben sorgfältig.
Wann und warum wird eine Bestellung erstellt?
Eine schriftliche Bestellung schafft Klarheit für beide Seiten und ist in vielen Geschäftssituationen die Grundlage für eine reibungslose Abwicklung:
Annahme eines Angebots – Sie haben ein Angebot erhalten und möchten es verbindlich annehmen. Die Bestellung mit Verweis auf die Angebotsnummer macht den Vertragsschluss eindeutig.
Regelmäßige Warenbeschaffung – Bei wiederkehrenden Bestellungen sorgt ein einheitliches Bestellformular für gleichbleibende Qualität und weniger Fehler in der Lieferkette.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation – Eine schriftliche Bestellung ist ein Beleg im Geschäftsverkehr. Bei Lieferabweichungen, Reklamationen oder Streitigkeiten können Sie sich auf das Dokument berufen.
Interne Freigabeprozesse – In vielen Unternehmen ist eine formelle Bestellung Voraussetzung dafür, dass die Buchhaltung die spätere Rechnung freigeben kann.
Grundlage für die Rechnung – Der Lieferant übernimmt die Angaben aus der Bestellung in seine Rechnung. Je genauer Ihre Bestellung, desto weniger Korrekturbedarf entsteht später.
