Aufgrund der zunehmenden Anzahl von Fragen zu den Grundlagen der verschiedenen Arten von Buchhaltungsdokumenten haben wir beschlossen, Vorlagen für alle Dokumente bereitzustellen, die mit MeineRechnungOnline.de erstellt werden können. Dazu gehören ein Steuerdokument, eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer, eine Vorauszahlungsrechnung, eine Proforma-Rechnung und ein korrigierendes Steuerdokument.
Eine Mehrwertsteuer-Gutschrift ist ein Abrechnungsdokument, das zur Korrektur eines bereits abgerechneten Umsatzes dient. Sie wird verwendet, wenn bereits fakturierte Leistungen rückgängig gemacht oder nachträglich angepasst werden – inklusive ausgewiesener Umsatzsteuer.
Eine Rechnung mit Umsatzsteuer ist ein grundlegendes Abrechnungsdokument, das der Erfassung steuerpflichtiger Leistungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern dient. Sie wird vom Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt und enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.
Eine Abschlagsrechnung ist ein vorläufiges Abrechnungsdokument, das zur teilweisen Bezahlung eines Projekts oder einer Lieferung dient. Sie ermöglicht es Unternehmen, für bereits erbrachte Leistungen Zwischenzahlungen zu verlangen, bevor die Endabrechnung erfolgt.
Eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ist ein grundlegendes Abrechnungsdokument, das verwendet wird, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Sie enthält alle wichtigen Angaben zur erbrachten Leistung oder Lieferung und eignet sich besonders für kleine Unternehmen oder spezielle Geschäftsfälle.
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das zur Information über eine geplante Lieferung oder Leistung dient. Sie enthält die wichtigsten Angaben zur Bestellung, stellt jedoch keine Zahlungsaufforderung oder buchhalterisches Dokument dar.
Eine Bestellung ist ein formelles Dokument, das von einem Käufer an einen Lieferanten gesendet wird, um Waren oder Dienstleistungen verbindlich zu ordern. Nach Annahme durch den Lieferanten wird die Bestellung rechtlich bindend und bildet die Grundlage für die spätere Rechnung und Lieferung.
Ein Angebot ist ein formelles Dokument, das einem potenziellen Kunden die Kosten für Waren oder Dienstleistungen unter bestimmten Bedingungen darlegt. In Deutschland gilt: Sobald ein Angebot angenommen wird, wird es rechtlich bindend und bildet die Grundlage für den Vertrag.
Diese Gutschrift dient als Abrechnungsdokument im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens, bei dem nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Sie kommt insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen oder bestimmten Geschäftsfeldern innerhalb Deutschlands zum Einsatz.
Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das einem potenziellen Kunden einen voraussichtlichen Preis für Waren oder Dienstleistungen nennt. Er ist – anders als ein Angebot – nicht rechtlich bindend, sondern dient als Orientierung. Der endgültige Preis kann je nach tatsächlichem Aufwand, Material oder Dauer abweichen.
Eine Quittung ist ein Dokument, das den Erhalt einer Zahlung bestätigt. Sie dient als offizieller Zahlungsnachweis für den Kunden und als Beleg für die Buchhaltung des Unternehmens. In Deutschland besteht bei Barzahlungen eine Belegausgabepflicht (seit 2020).
Ein Lieferschein ist ein wichtiges Dokument, das den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. Er dient als Nachweis der Lieferung und enthält alle relevanten Informationen, die für die Bestätigung der Lieferung und die anschließende Rechnungsstellung erforderlich sind.