Muster-Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über einen Teilbetrag eines laufenden Auftrags, die Sie stellen, bevor das Projekt vollständig abgeschlossen ist. Sie ist eine vollwertige Rechnung mit Umsatzsteuerausweis und allen Pflichtangaben. Die Umsatzsteuer wird fällig, sobald die Zahlung eingeht. Nach Projektabschluss erstellen Sie eine Schlussrechnung, in der alle Abschlagszahlungen verrechnet werden.
Was muss eine Abschlagsrechnung enthalten?
Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung. Sie muss daher dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung – ergänzt um den eindeutigen Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
Pflichtangaben
Bezeichnung als Abschlagsrechnung – z. B. „Abschlagsrechnung Nr. 2/4 zum Auftrag Nr. 123". Nie als Schlussrechnung bezeichnen.
Fortlaufende Rechnungsnummer – eindeutige Nummer zur Identifikation und späteren Verrechnung in der Schlussrechnung.
Rechnungsdatum – Tag der Ausstellung.
Leistungszeitraum oder -datum – Zeitraum der bisher erbrachten Teilleistung.
Name und Anschrift des Leistenden – Firmenname oder Name des Freiberuflers, vollständige Adresse.
Name und Anschrift des Empfängers – vollständige Angaben des Kunden.
Steuernummer oder USt-IdNr. – des leistenden Unternehmers.
Leistungsbeschreibung – Art und Umfang der abgerechneten Teilleistung.
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – die Umsatzsteuer muss gesondert ausgewiesen werden.
Bruttobetrag – Gesamtsumme inkl. USt.
Bankverbindung – IBAN und ggf. BIC für die Zahlung.
Empfohlene Angaben
Bezug zum Gesamtauftrag – Verweis auf die Auftrags- oder Vertragsnummer.
Gesamtauftragswert – wenn der Abschlag nur einen Teil abdeckt, hilft die Angabe der Gesamtsumme bei der Kostenkontrolle.
Zahlungsziel – vereinbarte Frist für die Zahlung (häufig 14 oder 30 Tage).
Bisherige Abschlagszahlungen – bei kumulierten Abschlagsrechnungen eine Übersicht der bereits gezahlten Beträge.
Die Umsatzsteuer auf einer Abschlagsrechnung wird fällig, sobald die Zahlung beim Leistenden eingeht – nicht erst mit der Schlussrechnung. Weisen Sie die USt daher immer gesondert aus, damit Ihr Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Wann und warum wird eine Abschlagsrechnung verwendet?
Eine Abschlagsrechnung stellen Sie immer dann, wenn ein Projekt über einen längeren Zeitraum läuft und Sie nicht bis zum Abschluss auf Ihre Bezahlung warten möchten:
Bau- und Handwerksleistungen – Bei umfangreichen Bauvorhaben decken Abschläge laufende Material- und Personalkosten, noch bevor das Gewerk fertiggestellt ist.
Langfristige Dienstleistungsprojekte – Agenturen, IT-Dienstleister oder Berater rechnen einzelne Projektphasen ab, statt monatelang vorzufinanzieren.
Freiberufliche Aufträge – Architekten, Ingenieure oder Rechtsanwälte sichern sich mit Abschlagszahlungen die Liquidität über die gesamte Projektlaufzeit.
Etappenweise Lieferungen – Bei Teillieferungen von Waren oder Materialien kann jede Lieferetappe einzeln abgerechnet werden.
Liquiditätssicherung – Gerade bei hohen Gesamtsummen sorgen regelmäßige Abschläge dafür, dass Sie Ihre laufenden Kosten decken können.
Anzahlungsrechnung vs. Abschlagsrechnung: Eine Anzahlungsrechnung fordern Sie vor Beginn der Leistung an – als Vorschuss, ohne dass bereits gearbeitet wurde. Eine Abschlagsrechnung stellen Sie dagegen für bereits erbrachte Teilleistungen, die noch nicht endgültig abgerechnet sind. Auf MeineRechnungOnline.de können Sie beide Rechnungsarten erstellen.
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