E-Rechnung erstellen: kostenlos und rechtskonform in 5 Schritten

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Bevor wir loslegen, eine wichtige Klarstellung: Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF, auch wenn diese per E-Mail verschickt wird. Sie ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In Deutschland sind dafür zwei Formate üblich:

• XRechnung – reines XML, geeignet für die öffentliche Verwaltung und automatisierte B2B-Prozesse

• ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) – hybrid aus sichtbarem PDF und eingebettetem XML

Pflichtangaben einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss inhaltlich dieselben Angaben enthalten wie eine klassische Rechnung. Diese Pflichtangaben gelten weiterhin nach § 14 UStG:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

4. Ausstellungsdatum

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

8. Aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen

9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag

10. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

In 5 Schritten zur fertigen E-Rechnung

Schritt 1: Format wählen

Entscheiden Sie sich für XRechnung oder ZUGFeRD. Faustregel:

• B2G (Rechnungen an Behörden) → XRechnung ist Pflicht

• B2B mit eigenem System → meist XRechnung

• B2B mit vielen kleineren Geschäftspartnern → ZUGFeRD, weil sichtbar als PDF

Schritt 2: Daten erfassen

Tragen Sie alle Pflichtangaben in Ihr Rechnungstool ein. Wichtig sind besonders Stammdaten wie:

• eigene Steuernummer oder USt-IdNr.

• vollständige Rechnungsanschrift des Empfängers

• bei B2G: die Leitweg-ID des Empfängers (Routing-Identifier)

Schritt 3: Strukturiertes Format generieren

Die Software erzeugt automatisch das XML in der gewünschten Norm. Wichtig: Achten Sie darauf, dass das Profil EN 16931 oder EXTENDED gewählt ist. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht.

Schritt 4: Validierung durchführen

Bevor Sie die Rechnung versenden, prüfen Sie sie technisch. Eine Validierung zeigt an, ob alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind und die XML-Struktur der Norm entspricht. Häufige Stolperfallen:

• fehlende Leitweg-ID bei B2G

• ungültige Steuernummer-Formate

• nicht zugelassene Profile

• fehlende oder falsch verknüpfte Zahlungsangaben

Schritt 5: Versenden und archivieren

Eine E-Rechnung kann per E-Mail als Anhang verschickt werden – ein eigenes Portal oder spezielles Netz ist nicht erforderlich. Speichern Sie die Originaldatei (XML bzw. PDF/A-3) anschließend GoBD-konform für 10 Jahre. Wichtig: Die Originaldatei ist das maßgebliche Dokument, nicht ein nachträglich erzeugter Ausdruck.

Worauf Sie beim Versand achten sollten

Beim Versand per E-Mail genügt rechtlich ein dediziertes Rechnungs-Postfach des Empfängers. Trotzdem empfiehlt sich:

• Die E-Mail-Adresse für Rechnungen vorab mit dem Geschäftspartner abstimmen.

• In der Betreffzeile Rechnungsnummer und Zeitraum klar benennen.

• Bei B2G den korrekten Übertragungsweg (z. B. ZRE oder OZG-RE) nutzen – einfacher E-Mail-Versand wird hier oft nicht akzeptiert.

• Bei sensiblen Daten optional eine verschlüsselte Übertragung.

Häufige Fehler beim Erstellen vermeiden

Wenn Sie Rechnungen aus vorhandenen PDF-Dateien in eine E-Rechnung überführen möchten, lesen Sie den Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln. Für den umgekehrten Weg – das Empfangen und Prüfen einer E-Rechnung – hilft die Anleitung E-Rechnung empfangen, prüfen und validieren. Wenn Sie sich für den Vergleich der Formate interessieren, finden Sie die Details unter XRechnung vs. ZUGFeRD.