XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnung-Format ist das richtige?
Beide Formate erfüllen EN 16931 – aber sie sind verschieden
In Deutschland haben sich zwei Formate als Standard für die E-Rechnungspflicht etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931, beide werden vom Gesetzgeber anerkannt, beide lassen sich von gängiger Software verarbeiten. Trotzdem sind sie grundverschieden – und für den Geschäftsalltag macht das einen großen Unterschied.
Die E-Rechnungspflicht ist keine „XRechnung-Pflicht". Wer eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 oder EXTENDED ausstellt, erfüllt die Vorgaben genauso wie mit einer XRechnung.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Merkmal |
XRechnung |
ZUGFeRD |
|---|---|---|
Aufbau |
Reines XML |
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
Lesbar ohne Software |
Nein |
Ja (durch sichtbare PDF) |
Typischer Einsatz |
B2G (Behörden) |
B2B |
Profile |
Eine Spezifikation |
MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED |
Pflichtprofile für E-Rechnung |
– |
EN 16931 oder EXTENDED |
Norm EN 16931 erfüllt |
Ja |
Ja (ab Profil EN 16931) |
XRechnung im Detail
XRechnung ist ein reines XML-Format. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten und keine visuelle Darstellung. Ohne spezielle Software oder einen Viewer ist eine XRechnung für Menschen kaum lesbar.
Vorteile:
klar definierte Struktur, ideal für automatisierte Verarbeitung
erweitert die EN 16931 um 21 nationale deutsche Geschäftsregeln
Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden und in vielen Bundesländern
Nachteile:
ohne Viewer nicht lesbar
der Empfänger braucht ein System, das XML interpretieren kann
ZUGFeRD im Detail
ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Menschen lesen die PDF wie eine normale Rechnung, Software verarbeitet automatisch das XML im Hintergrund.
Vorteile:
für Menschen direkt lesbar – ohne zusätzlichen Viewer
praktisch im B2B-Alltag, besonders mit kleineren Geschäftspartnern
international eng mit dem französischen Standard Factur-X verbunden
PDF/A-3 ist ein bewährtes Format für die Langzeitarchivierung
Nachteile:
für reine Maschinenprozesse weniger schlank als XRechnung
nur die Profile EN 16931 und EXTENDED erfüllen die E-Rechnungspflicht – frühere Profile wie MINIMUM oder BASIC-WL sind nicht ausreichend
Welches Format wann?
Die Auswahl lässt sich auf wenige Faustregeln reduzieren:
Rechnungen an Behörden (B2G): Pflichtformat ist XRechnung.
B2B mit großen Geschäftspartnern oder eigenem ERP: XRechnung ist oft die bessere Wahl, weil sie schlanker ist.
B2B mit vielen kleineren Geschäftspartnern oder Solo-Selbstständigen: ZUGFeRD ist meist praktischer, weil Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware öffnen können.
Wenn der Empfänger ein Format vorgibt: Folgen Sie der Vorgabe. Beide Formate sind rechtlich gleichwertig.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie konkret eine E-Rechnung im gewählten Format erstellen, hilft die Anleitung E-Rechnung erstellen – kostenlos und rechtskonform. Eine kompakte Einführung zur Pflicht selbst finden Sie unter E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Fristen und Formate. Und wer noch eine passende Lösung sucht, findet die wichtigsten Kriterien im Artikel E-Rechnung-Software im Vergleich.
Sind XRechnung und ZUGFeRD rechtlich gleichwertig?
Ja. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und die Anforderungen an eine E-Rechnung – sofern bei ZUGFeRD ein zulässiges Profil (EN 16931 oder EXTENDED) verwendet wird.
Muss ich für Behörden zwingend XRechnung nutzen?
Für Rechnungen an Bundesbehörden ja, ebenso in vielen Bundesländern. ZUGFeRD wird im B2G-Bereich häufig nicht akzeptiert. Im B2B-Bereich besteht freie Wahl.
Welche ZUGFeRD-Profile sind für die E-Rechnungspflicht zulässig?
Nur die Profile EN 16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die rechtlichen Anforderungen nicht.
Kann ich eine ZUGFeRD-Datei einfach als PDF öffnen?
Ja. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine sichtbare PDF/A-3-Datei und wird in jedem PDF-Viewer angezeigt. Die strukturierten XML-Daten liegen unsichtbar im Hintergrund.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Technisch sehr ähnlich. ZUGFeRD ist der deutsche Standard, Factur-X der französische – beide basieren auf demselben Konzept und sind weitgehend kompatibel.
Was ist EN 16931?
Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie definiert ein semantisches Datenmodell mit den Inhalten, die eine E-Rechnung enthalten darf. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD setzen diese Norm um.