E-Rechnung-Software im Vergleich: worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Warum die Wahl der Software so wichtig ist

Die E-Rechnungspflicht ist keine rein technische Frage. Wer ein ungeeignetes Werkzeug einsetzt, riskiert formal fehlerhafte Rechnungen, Probleme beim Vorsteuerabzug und teure Nacharbeit. Eine geeignete Software übernimmt heute drei Aufgaben gleichzeitig: Erstellen, Versenden und Archivieren von Rechnungen – und tut das so, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Die wichtigsten Auswahlkriterien

1. Unterstützte Formate

Ein Muss: Die Software muss XRechnung und ZUGFeRD in den korrekten Profilen erzeugen können. Achten Sie konkret darauf, dass mindestens das Profil EN 16931 unterstützt wird. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht und sind daher nutzlos.

Eine gute Lösung bietet idealerweise:

• XRechnung (aktuelle Version)

• ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (besser auch EXTENDED)

• Export als PDF für Vorschau und Kundennutzen

• Empfangsmöglichkeit für eingehende E-Rechnungen

2. Integrierte Validierung

Eine eingebaute Validierung prüft die Rechnung vor dem Versand auf:

• Vollständigkeit der Pflichtfelder nach § 14 UStG

• Konformität mit der Norm EN 16931

• Korrektheit der XML-Struktur

• Plausibilität der Beträge und Steuersätze

Ohne Validierung erkennen Sie Fehler erst, wenn der Empfänger reklamiert – oft Wochen später. Das verzögert die Zahlung und schadet der Geschäftsbeziehung.

3. GoBD-konforme Archivierung

Die Software muss E-Rechnungen so speichern, dass sie den GoBD-Anforderungen entsprechen: unveränderbar, jederzeit lesbar, vollständig nachvollziehbar und mindestens 10 Jahre verfügbar. Wichtig ist, dass die Originaldatei (XML bzw. PDF/A-3) gespeichert wird – nicht nur ein nachträglich erzeugter Ausdruck.

4. Stammdatenpflege und Wiederverwendung

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, braucht eine effiziente Verwaltung von:

• Kundendaten (Name, Anschrift, USt-IdNr., bei B2G Leitweg-ID)

• Produkten oder Leistungen mit Preisen und Steuersätzen

• Zahlungsbedingungen

• eigenen Vorlagen

Eine gute Software lädt diese Daten automatisch, sodass jede neue Rechnung in wenigen Klicks erstellt ist.

5. Benutzerfreundlichkeit

Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Viele Buchhaltungs- und ERP-Lösungen sind technisch leistungsfähig, aber für kleine Unternehmen und Selbstständige zu komplex. Achten Sie auf:

• klare Benutzeroberfläche

• einfache Erstellung in wenigen Schritten

• Hilfetexte direkt im Formular

• gute Suche und Filter in den Listen

6. Versandwege

Die Software sollte mindestens den Versand per E-Mail unterstützen. Wer mit Behörden zusammenarbeitet, braucht zusätzlich Anbindungen an die offiziellen B2G-Portale wie ZRE oder OZG-RE. Für Konzerne können EDI-Schnittstellen relevant sein.

7. Datenschutz und Serverstandort

Rechnungsdaten enthalten sensible Informationen – Kundennamen, Anschriften, Umsätze, Zahlungsdetails. Achten Sie auf:

• DSGVO-Konformität der Lösung

• nach Möglichkeit Serverstandort in der EU (idealerweise Deutschland)

• klare Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Vertrag)

Praktische Vergleichs-Checkliste

Worauf Sie nicht hereinfallen sollten

Bei der Auswahl einer Lösung kursieren einige Missverständnisse:

• „Digital" ist nicht gleich „GoBD-konform". Eine PDF-Archivierung allein reicht nicht aus.

• „Kostenlos" ist nicht gleich „rechtssicher". Manche Gratis-Tools speichern keine Originaldaten oder unterstützen nur veraltete Formate.

• „Cloud" ist nicht gleich „unsicher". Entscheidend sind Serverstandort und Verschlüsselung – nicht das Bereitstellungsmodell selbst.

• „Großer Anbieter" ist nicht gleich „beste Wahl für Kleinunternehmer". Mächtige ERP-Systeme können für Solo-Selbstständige unnötig komplex und teuer sein.

So gehen Sie strukturiert vor

1. Bedarfsanalyse: Wie viele Rechnungen erstellen Sie pro Monat? Wie viele B2B vs. B2C? Brauchen Sie B2G-Anbindung?

2. Pflichtkriterien festlegen: Welche Formate, welche Archivierung, welcher Versandweg?

3. Shortlist erstellen: Zwei bis drei Lösungen identifizieren, die alle Pflichtkriterien erfüllen.

4. Testphase nutzen: Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testzugänge – mindestens eine reale Rechnung erstellen, validieren und archivieren.

5. Entscheidung treffen: Wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihrem Workflow passt – nicht zwingend die mit den meisten Funktionen.

Wer noch unsicher ist, welches Format das richtige ist, findet eine ausführliche Gegenüberstellung im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD: welches Format wählen?. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum eigentlichen Erstellen einer E-Rechnung gibt es unter E-Rechnung erstellen – kostenlos und rechtskonform. Einen kompletten Überblick zur Pflicht selbst bietet der Artikel E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Fristen und Formate.