E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer: Was Sie wissen müssen
Kleinunternehmer und E-Rechnung: zwei Pflichten, zwei Antworten
Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 stellen sich viele Kleinunternehmer dieselbe Frage: Bin ich davon überhaupt betroffen? Die Antwort lautet: teilweise ja. Das Gesetz unterscheidet klar zwischen dem Empfangen und dem Ausstellen von E-Rechnungen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten je nach Richtung unterschiedliche Regeln.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Pflicht gilt ohne Ausnahme – also auch für Kleinunternehmer und Selbstständige.
Konkret bedeutet das: Wenn Ihnen ein anderer Unternehmer eine Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD schickt, müssen Sie diese annehmen können. Sie haben kein Recht mehr darauf, stattdessen eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF zu verlangen.
Was reicht für den Empfang aus?
In der Praxis genügt ein E-Mail-Postfach, das speziell für Rechnungen genutzt wird. Damit ist die rechtliche Empfangsfähigkeit hergestellt. Um die XML-Daten einer E-Rechnung tatsächlich lesen und prüfen zu können, brauchen Sie zusätzlich:
einen kostenlosen Viewer (z. B. das Tool der Finanzverwaltung über ELSTER)
eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit Empfangsfunktion
eine PDF-Vorschau (nur bei ZUGFeRD nutzbar, da das Format eine sichtbare PDF enthält)
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Hier kommt die gute Nachricht: Für ihre eigenen Rechnungen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen – auch nach 2028, wenn die Pflicht für alle anderen Unternehmen vollständig greift.
Der Grund: Kleinunternehmer erheben keine Umsatzsteuer und führen keine ab. Da die E-Rechnungspflicht in erster Linie dem Kampf gegen Umsatzsteuerbetrug dient, hat der Gesetzgeber sie hier nicht angewandt.
Trotz Ausnahme: Wann sich E-Rechnungen für Kleinunternehmer lohnen
Auch ohne gesetzlichen Zwang kann es sinnvoll sein, freiwillig auf E-Rechnungen umzustellen:
Größere Geschäftskunden verarbeiten zunehmend nur noch strukturierte Rechnungen. Wer auf Papier oder einfache PDFs besteht, wirkt schnell veraltet.
Schnellere Bezahlung, weil die Rechnung automatisiert im System des Kunden landet.
Weniger Fehler durch wegfallende manuelle Eingaben.
Vorbereitung auf Wachstum – wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet, ist sofort betriebsbereit.
Praktische Vorbereitung: drei Schritte
Empfangskanal einrichten – eine dedizierte E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@…) reservieren und Lieferanten kommunizieren.
Viewer oder Software wählen – mindestens ein Tool, mit dem Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und prüfen können.
Archivierung gemäß GoBD sicherstellen – auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen revisionssicher und für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die Originaldatei (XML bzw. PDF/A-3) bleibt das maßgebliche Dokument.
Häufige Missverständnisse
„Als Kleinunternehmer betrifft mich das alles nicht."
Falsch. Die Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme. Nur die Ausstellungspflicht entfällt.
„Ich muss eine teure Software kaufen."
Nein. Für den reinen Empfang reicht ein E-Mail-Postfach plus ein kostenloser Viewer.
„Ich kann meinen Geschäftspartnern verbieten, E-Rechnungen zu schicken."
Nein. Seit 1. Januar 2025 brauchen Aussteller keine Zustimmung des Empfängers mehr, um eine E-Rechnung zu verschicken.
Detaillierte Übergangsfristen finden Sie im Artikel E-Rechnung-Pflicht: Ausnahmen und Übergangsfristen. Einen kompletten Überblick zur Pflicht bietet der Beitrag E-Rechnung in Deutschland: Pflicht, Fristen und Formate. Wenn Sie freiwillig starten möchten, hilft die Anleitung E-Rechnung erstellen – kostenlos und rechtskonform.
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen ohne Ausnahme – auch für Kleinunternehmer.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
In der Regel nicht. Für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, sind Sie von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Papierrechnungen und einfache PDFs bleiben dauerhaft zulässig.
Ab welchem Umsatz gilt man als Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 100.000 Euro liegt.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht annehmen kann?
Der Aussteller hat seine Pflicht mit dem Versand erfüllt. Sie haben keinen Anspruch mehr auf eine alternative Papier- oder PDF-Rechnung. Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann zudem der Vorsteuerabzug entfallen – sofern Sie dazu berechtigt sind.
Brauche ich eine spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?
Für die rechtliche Empfangsfähigkeit reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Öffnen und Prüfen der XML-Daten brauchen Sie zusätzlich einen Viewer oder eine geeignete Rechnungssoftware.
Lohnt es sich für mich als Kleinunternehmer, freiwillig E-Rechnungen auszustellen?
Ja, oft schon. Größere Geschäftskunden bevorzugen strukturierte Rechnungen, die Bezahlung läuft schneller und Sie sind auf einen späteren Wechsel in die Regelbesteuerung vorbereitet.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Wie bei Papierrechnungen gilt die GoBD-Aufbewahrungsfrist. Die Originaldatei (XML oder PDF/A-3) muss revisionssicher gespeichert werden – derzeit für 10 Jahre.