Genehmigungsrichtlinie ist eine interne Regel, die festlegt, wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Auslagen freigegeben werden. Sie beschreibt, wer prüft, wer freigibt und in welcher Reihenfolge. So vermeiden Sie Fehlkäufe, Doppelzahlungen und Ärger mit falschen Belegen.

Typisch sind Richtlinien für Einkauf, Eingangsrechnungen und Reisekosten. Häufig gibt es zwei Momente: die Freigabe vor der Bestellung und die Freigabe vor der Zahlung. Ab bestimmten Beträgen greifen höhere Freigabestufen oder ein Vier-Augen-Prinzip.

Was eine einfache Genehmigungsrichtlinie enthalten sollte:

Debitkarte: Betrag wird zeitnah direkt vom Kundenkonto abgebucht; die Auszahlung an Sie erfolgt in der Regel zügig.
Kreditkarte: Der Kunde zahlt auf Kredit; Sie erhalten eine separate Auszahlung vom Kartenanbieter, oft abzüglich Gebühren.
Prepaidkarte: Kundenseite nutzt zuvor aufgeladenes Guthaben; für Sie läuft die Abwicklung wie bei anderen Kartenzahlungen.

Schwellenwerte: kleine Beträge einfach, höhere Beträge mit zweiter Freigabe.
Rollen: Anforderer, Prüfer, Freigeber; mit Vertretung bei Abwesenheit.
Zuständigkeiten: klare Regeln für Einkauf, Projekte und Reisekosten.
Dokumentation: Freigabe im System oder per E-Mail mit Datum, Name und Kommentar.
Nachvollziehbarkeit: Prüfspur und Trennung von Aufgaben; niemand gibt selbst die eigene Ausgabe frei.
Ausnahmen: Vorgehen bei Notfällen und nachträgliche Dokumentation.

Nutzen Sie möglichst einen digitalen Freigabe-Workflow. So werden Schritte, Zeiten und Verantwortliche automatisch protokolliert, was Prüfungen erleichtert und Zeit spart.

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