Betriebsausgaben absetzen: Was ist abzugsfähig – und was nicht?
Was zählt als Betriebsausgabe?
Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch Ihren Betrieb veranlasst sind. Das ist der entscheidende Punkt: Es zählt der betriebliche Zusammenhang - nicht, ob eine Ausgabe üblich, notwendig oder zweckmäßig war. Jede betrieblich veranlasste Ausgabe mindert Ihren Gewinn und damit die Steuer, die Sie zahlen.
Ein Beispiel: Kaufen Sie einen Laptop für Ihre Arbeit, sinkt Ihr steuerpflichtiger Gewinn um die Anschaffungskosten. Bei einem persönlichen Steuersatz von 30 Prozent bedeutet ein Laptop für 1.000 Euro also rund 300 Euro weniger Steuer.
Die Grundregel: Betrieblich veranlasste Ausgaben senken Ihren Gewinn und damit Ihre Steuerlast. Privat veranlasste Ausgaben nicht - auch dann nicht, wenn sie beruflich nützlich erscheinen.
Diese Betriebsausgaben können Sie voll absetzen
Voll abzugsfähig sind Kosten, die eindeutig dem Betrieb dienen:
Miete und Nebenkosten für Geschäftsräume;
Löhne und Gehälter;
Waren und Material;
Werbung und Marketing;
Fachliteratur, Fortbildungen, Software-Abos;
Honorare für Steuerberater oder Anwalt.
Bei Anschaffungen kommt es auf den Preis an. Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto - sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - setzen Sie im Jahr des Kaufs sofort und in voller Höhe ab. Teurere Anschaffungen schreiben Sie über mehrere Jahre ab (Abschreibung/AfA). Eine Ausnahme gilt für Computer, Notebooks und Software: Diese dürfen Sie unabhängig vom Preis sofort im Anschaffungsjahr absetzen.
Sammeln Sie Belege von Anfang an - ohne Nachweis erkennt das Finanzamt eine Ausgabe nicht an. In MeineRechnungOnline erfassen Sie Ihre Ausgaben und legen Belege an einem Ort ab, sodass zur Steuererklärung nichts verloren geht.
Gemischt genutzt: privat oder betrieblich?
Schwierig wird es bei Dingen, die Sie sowohl privat als auch geschäftlich nutzen - Handy, Auto oder Arbeitszimmer. Hier gilt: Liegt der private Anteil unter 10 Prozent, setzen Sie die Kosten komplett als Betriebsausgabe an. Sonst müssen Sie aufteilen - beim Auto per Fahrtenbuch, beim Arbeitszimmer nach Quadratmetern.
Fürs Arbeiten zu Hause gibt es die Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr (bis zu 210 Tage). Wer einen separaten Raum fast ausschließlich beruflich nutzt und dort den Mittelpunkt seiner Tätigkeit hat, kann stattdessen die tatsächlichen Kosten des häuslichen Arbeitszimmers ansetzen. Beides zusammen geht nicht - Sie müssen sich entscheiden.
Sie nutzen Ihr privates Handy zu 70 Prozent geschäftlich. Dann setzen Sie 70 Prozent der monatlichen Kosten als Betriebsausgabe an. Bei 50 Euro im Monat sind das 35 Euro - über das Jahr 420 Euro.
Nur begrenzt oder gar nicht abzugsfähig
Manche Ausgaben erkennt das Finanzamt nur teilweise an:
Bewirtung von Geschäftspartnern: Nur 70 Prozent der angemessenen Kosten sind abzugsfähig, 30 Prozent tragen Sie selbst. Ort, Anlass und Teilnehmer müssen auf dem Beleg stehen.
Geschenke an Geschäftspartner: bis 50 Euro netto pro Person und Jahr.
Verpflegung auf Geschäftsreisen: Hier gelten Pauschalen - 14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei vollen 24 Stunden.
Fahrten mit dem privaten Pkw: 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.
Gar nicht absetzbar sind rein private Kosten, Bußgelder und Geldstrafen, Zinsen auf hinterzogene Steuern sowie die Gewerbesteuer selbst. Auch unangemessener Luxus - etwa überteuerte Repräsentation - wird gestrichen.
Vorsicht bei Freigrenzen: Hier gilt alles oder nichts. Kostet ein Geschenk an einen Geschäftspartner 50,01 Euro statt 50 Euro, entfällt der Abzug komplett - nicht nur der Cent darüber. Rechnen Sie genau.
Wann die Ausgabe zählt – und wie lange Sie Belege behalten
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gilt das Abflussprinzip: Eine Ausgabe zählt in dem Jahr, in dem Sie sie bezahlt haben - unabhängig vom Rechnungsdatum. Kosten, die schon vor der Gründung anfallen (Beratung, Notar, erste Anschaffungen), machen Sie als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend.
Für Belege gilt seit 2025 eine kürzere Frist: Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge müssen Sie grundsätzlich 8 Jahre aufbewahren (vorher 10). Für Jahresabschlüsse bleibt es bei 10 Jahren.
Häufig gestellte Fragen?
1. Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch Ihren Betrieb veranlasst sind - von der Büromiete über Material bis zur Fortbildung. Sie mindern Ihren Gewinn und damit die Steuer.
2. Welche Betriebsausgaben kann ich sofort voll absetzen?
Laufende Kosten wie Miete, Löhne, Material, Versicherungen und Werbung. Anschaffungen bis 800 Euro netto (geringwertige Wirtschaftsgüter) ebenfalls sofort; Computer und Software unabhängig vom Preis.
3. Wie viel kann ich für Bewirtung und Geschenke absetzen?
Von angemessenen Bewirtungskosten sind 70 Prozent abzugsfähig. Geschenke an Geschäftspartner bis 50 Euro netto pro Person und Jahr - das ist eine Freigrenze, bei Überschreitung entfällt der Abzug ganz.
4. Was kann ich gar nicht absetzen?
Rein private Kosten, Bußgelder und Geldstrafen, Zinsen auf hinterzogene Steuern sowie die Gewerbesteuer selbst. Auch unangemessener Luxus wird nicht anerkannt.
Fazit:
Wer von Anfang an sauber trennt, was betrieblich und was privat ist, und jeden Beleg aufhebt, verschenkt am Jahresende kein Geld. Bei gemischt genutzten Anschaffungen und größeren Investitionen lohnt der kurze Draht zum Steuerberater meist mehr, als er kostet.
