Zukunft der Rechnungsstellung: E-Rechnung und ViDA
Rechnungsstellung in Deutschland auf einen Blick
Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft bereits Realität. Empfangen müssen sie alle Unternehmen schon heute, ausstellen müssen sie die meisten ab 2027 oder 2028. Ab 2030 kommen die EU-Regeln der ViDA-Reform für Geschäfte im Binnenmarkt hinzu.
Termin |
Was sich ändert |
Wen es betrifft |
|---|---|---|
seit 1.1.2025 |
E-Rechnungen empfangen |
Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
1.1.2027 |
E-Rechnungen ausstellen (B2B im Inland) |
Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € |
1.1.2028 |
E-Rechnungen ausstellen (B2B im Inland) |
Alle übrigen Unternehmen, außer Ausnahmen |
1.7.2030 |
E-Rechnung und digitale Meldung im EU-Geschäft (ViDA) |
Unternehmen mit innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen |
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
E-Rechnung: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Software kann sie automatisch auslesen.
Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL.
Keine E-Rechnung: PDF per E-Mail, eingescannte Papierrechnung, Word- oder Excel-Datei. Sie gelten als sonstige Rechnung.
Welches der beiden Formate besser zu Ihren Kunden passt, vergleichen wir im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Ab 1. Januar 2027: Wer E-Rechnungen ausstellen muss
Bis 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1.1.2027 gilt die Ausstellungspflicht für inländische B2B-Umsätze bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €. Maßgeblich ist der Umsatz 2026.
Im Jahr 2027 dürfen Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz noch Papier- und andere Rechnungen verwenden.
Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, außer in den gesetzlichen Ausnahmen.
Zwei Betriebe, zwei Stichtage
Ein Handwerksbetrieb mit 950.000 € Umsatz im Jahr 2026 stellt ab 1. Januar 2027 nur noch E-Rechnungen an Geschäftskunden aus.
Eine Grafikerin mit 120.000 € Umsatz darf 2027 noch PDF-Rechnungen schicken und stellt ab 1. Januar 2028 um.
Stichtag 2027 bleibt
Handwerksverbände fordern, die Pflicht für 2027 um ein Jahr zu verschieben. Eine Gesetzesänderung gibt es dazu bisher nicht, der 1. Januar 2027 gilt weiterhin.
Ausnahmen: Wer keine E-Rechnung ausstellen muss
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie trotzdem.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
Bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel von Banken, Versicherungen oder Ärzten.
Rechnungen an Privatkunden (B2C).
Was die Regeln konkret für kleine Betriebe bedeuten, erklärt unser Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer.
Ab 2030: ViDA für Geschäfte in der EU
Mit dem EU-Paket ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) wird die E-Rechnung ab 1. Juli 2030 auch über die Grenze zur Pflicht:
Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten müssen strukturiert nach EN 16931 sein.
Sie sind innerhalb von 10 Tagen nach der Leistung auszustellen.
Die Rechnungsdaten gehen digital an die Steuerverwaltung und ersetzen die heutige Zusammenfassende Meldung.
Wie die Meldung bis dahin funktioniert, lesen Sie im Beitrag zur Zusammenfassenden Meldung.
PDF ist keine Lösung mehr
Wer nach dem jeweiligen Stichtag weiter PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Ihr Kunde kann dann Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen.
So bereiten Sie sich vor: 5 Schritte
Stichtag bestimmen: Liegt Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, gilt für Sie der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028.
Empfang sicherstellen: ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann.
Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD im zulässigen Profil erzeugen?
Testen: Schicken Sie schon jetzt einzelne E-Rechnungen an Stammkunden.
Archiv anpassen: Bewahren Sie die Originaldatei mit den strukturierten Daten auf, nicht nur einen Ausdruck.
Empfang ist einfacher als gedacht
Für den Empfang von E-Rechnungen reicht nach Auffassung des BMF ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen der XML-Daten brauchen Sie zusätzlich einen Viewer oder eine passende Software.
FAQ:
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Alle übrigen Unternehmen müssen ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Kleinunternehmer sie nicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinbeträge?
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.
Was ändert sich 2030 durch ViDA?
Ab 1. Juli 2030 werden E-Rechnungen auch für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten Pflicht. Sie sind innerhalb von 10 Tagen auszustellen, und die digitale Meldung ersetzt die Zusammenfassende Meldung.
