E-Rechnung erklärt: Was sie ist und wie sie funktioniert

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die sich automatisch verarbeiten lässt. So definiert sie das Umsatzsteuergesetz seit dem 1. Januar 2025. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die Inhalt und Aufbau der Daten festlegt.

Entscheidend sind zwei Merkmale:

• Strukturiert: Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze stehen in festen Datenfeldern (XML), nicht im Fließtext.

• Maschinenlesbar: Die Software des Empfängers liest die Daten direkt ein, ohne Abtippen.

So funktioniert die E-Rechnung in fünf Schritten

1. Erstellen: Sie erfassen die Rechnung in einer Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

2. Prüfen: Die Software validiert die Datei gegen die Regeln der EN 16931, etwa ob Summen und Steuersätze zusammenpassen.

3. Übermitteln: Einen vorgeschriebenen Weg gibt es nicht. Üblich ist der Versand per E-Mail, möglich sind Portale oder das Peppol-Netzwerk.

4. Empfangen: Der Empfänger liest die Datei in seine Buchhaltung ein und prüft sie inhaltlich wie jede andere Rechnung.

5. Archivieren: Beide Seiten bewahren die Originaldatei unverändert auf, nicht nur einen Ausdruck.

Welche Formate gelten in Deutschland?

Zwei Formate haben sich durchgesetzt, beide erfüllen EN 16931:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbare Darstellung, Standard für Rechnungen an Bundesbehörden.

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Sie sehen die gewohnte Rechnung, die Software liest den Datensatz. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht aus.

Andere Formate sind zulässig, wenn sie der Norm entsprechen. Welches Format zu Ihren Kunden passt, zeigt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was das Gesetz verlangt

Es gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung: Namen und Anschriften beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag in EUR.

Dazu kommen drei Anforderungen, die über die gesamte Aufbewahrungsdauer gelten:

• Echtheit der Herkunft: Der Aussteller ist eindeutig.

• Unversehrtheit des Inhalts: Die Daten wurden nicht verändert.

• Lesbarkeit: Die Rechnung lässt sich jederzeit anzeigen, bei XML über einen Viewer.

Wie Sie das sicherstellen, bleibt Ihnen überlassen; ein Abgleich von Rechnung und Leistung genügt.

• Zustimmung des Empfängers: Für eine E-Rechnung nach EN 16931 ist sie seit 2025 nicht mehr nötig. Für ein PDF brauchen Sie sie in der Übergangszeit weiterhin.

• Aufbewahrung: acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres, im Ursprungsformat und nach den GoBD, also unveränderbar und maschinell auswertbar.

Wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, also Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland:

Vom Ausstellen ausgenommen sind:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, dauerhaft. Was für sie gilt, erklärt der Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Für Lieferanten des Bundes gilt die E-Rechnung bereits seit 27. November 2020. Im EU-Geschäft gilt ab 1. Juli 2030 durch die EU-Reform ViDA die E-Rechnung auch für Rechnungen an Unternehmen in anderen Mitgliedstaaten.

Vorteile und Risiken

Vorteile:

• Weniger Handarbeit: keine Tippfehler, keine doppelte Erfassung.

• Schnellere Zahlung: Die Rechnung landet direkt im System des Kunden.

Risiken:

• Falsches Profil oder Format: Die Datei ist dann keine E-Rechnung, der Kunde riskiert den Vorsteuerabzug.

• Nur das PDF gespeichert: Ohne XML-Datei im Archiv verstoßen Sie gegen die GoBD.

• Empfang nicht eingerichtet: Wer eine korrekte E-Rechnung nicht verarbeiten kann, hat keinen Anspruch auf Papier.