Papierrechnung oder E-Rechnung? Was das Gesetz verlangt
Drei Rechnungsformen nach dem UStG
Das Umsatzsteuergesetz kennt zwei Arten von Rechnungen: die E-Rechnung und die sonstige Rechnung. Im Alltag begegnen Ihnen drei Formen:
Papierrechnung: gedruckt und per Post oder persönlich übergeben. Sie ist eine sonstige Rechnung.
PDF und andere Dateien: Auch ein PDF per E-Mail, ein Scan oder ein Foto ist rechtlich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.
E-Rechnung: ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch einliest. Gängig sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Welches E-Rechnungsformat zu Ihren Kunden passt, zeigt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Bei ZUGFeRD zählt der Datensatz
Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein normales PDF. Rechtlich maßgeblich ist aber der eingebettete XML-Datensatz: Dort müssen alle Pflichtangaben stehen. Das sichtbare PDF dient nur zum Lesen.
Was das Gesetz von jeder Rechnung verlangt
Die Form ändert nichts am Inhalt. Für alle Rechnungen gilt:
Dieselben Pflichtangaben, darunter Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. Die vollständige Liste zeigt unser Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.
Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit, vom Ausstellen bis zum Ende der Aufbewahrung. Dafür genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren: Sie gleichen die Rechnung mit Auftrag, Leistung und Zahlung ab.
Beim Versand gibt es einen Unterschied:
Eine E-Rechnung dürfen Sie an Unternehmen im Inland ohne Zustimmung des Empfängers schicken.
Ein PDF braucht die Zustimmung des Empfängers. Sie muss nicht schriftlich sein.
E-Rechnungspflicht im B2B: das Prinzip
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Das Gesetz trennt dabei zwei Pflichten:
Empfangen: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Ausstellen: Diese Pflicht greift schrittweise. In den Übergangsphasen sind Papier und PDF noch erlaubt, je nach Vorjahresumsatz unterschiedlich lange.
Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Rechnungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Aufbewahrung und GoBD
Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Entscheidend ist das Format:
E-Rechnung: Archivieren Sie den XML-Datensatz im Originalformat und unverändert. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie nur zusätzlich, wenn es steuerlich wichtige Zusatzangaben enthält.
PDF: Speichern Sie die Datei so, wie Sie sie erhalten haben. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Papier: Sie dürfen Papierrechnungen scannen und das Original vernichten (ersetzendes Scannen). Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation, die den Ablauf beschreibt.
Für elektronische Belege gelten die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung. Die Daten müssen unveränderbar gespeichert und für das Finanzamt maschinell auswertbar sein.
Vor- und Nachteile für Selbstständige und kleine Firmen
Papierrechnung
Plus: keine Technik nötig, passt zu Kunden ohne digitale Buchhaltung.
Minus: Druck und Porto kosten Geld, die Post verzögert die Zahlung, Belege gehen leicht verloren. Im inländischen B2B-Geschäft ist Papier nur noch übergangsweise oder in Ausnahmefällen zulässig.
PDF per E-Mail
Plus: schnell, kostenlos, vertraut.
Minus: Zustimmung nötig, der Empfänger tippt die Daten ab. Im B2B ist das PDF nur eine Übergangslösung. Per E-Mail kommen auch gefälschte Rechnungen.
E-Rechnung
Plus: keine Zustimmung nötig, die Daten fließen ohne Abtippen in die Buchhaltung, weniger Fehler und schnellere Zahlung.
Minus: Sie brauchen Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. XML ist ohne Viewer kaum lesbar, und das Archiv muss das Originalformat sichern.
So gelingt die Umstellung
Richten Sie ein eigenes Postfach für eingehende Rechnungen ein.
Fragen Sie Ihre Geschäftskunden, welches Format sie verarbeiten.
Archivieren Sie E-Rechnungen im Originalformat, nicht als Ausdruck.
Prüfen Sie unerwartete Rechnungen vor der Zahlung.
Welche Form passt?
Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung zum Standard. Wer früher umstellt, hat die Abläufe im Griff, bevor die Übergangsfrist endet. Papier und PDF bleiben für Privatkunden und die gesetzlichen Ausnahmen sinnvoll.
FAQ:
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Sie dürfen weiter Papier oder PDF verwenden. E-Rechnungen empfangen müssen Sie aber können, ein E-Mail-Postfach genügt.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für Papier, PDF und E-Rechnung gleichermaßen.
Darf ich Papierrechnungen scannen und das Original wegwerfen?
Ja, wenn Sie GoBD-konform scannen und den Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschreiben.
Brauche ich für ein PDF die Zustimmung meines Kunden?
Ja. Die Zustimmung kann formlos sein, etwa indem der Kunde PDF-Rechnungen annimmt und bezahlt. Für eine E-Rechnung ist keine Zustimmung nötig.
