Überprüfen Sie Ihre ursprüngliche Vereinbarung

Ein klares Verständnis des ursprünglichen Vertrags ist grundlegend. Es ist wichtig, bereits in Ihrer ursprünglichen Vereinbarung mit dem Kunden festgelegte und vereinbarte Bedingungen über Mahngebühren zu haben. Suchen Sie den Abschnitt, der die Mahngebühren-Politik beschreibt. Achten Sie auf die darin erwähnten spezifischen Beträge oder Prozentsätze sowie auf die Bedingungen, die für die Berechnung dieser Gebühren erforderlich sind, wie z.B. die Anzahl der Tage nach Fälligkeit der Rechnung.

Mahngebühren-Politik im Voraus kommunizieren

Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, ist es oft hilfreich, die Zahlungsbedingungen mit Ihrem Kunden durchzugehen. Ein Beispiel für eine Formulierung in Ihrem Vertrag könnte sein: "Zahlungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig. Verspätete Zahlungen können mit einer Gebühr von 2% pro Monat auf den restlichen Saldo belegt werden."

Tipp: Besprechen Sie die Mahngebühren-Politik während Ihrer ersten Treffen, um Missverständnisse später zu vermeiden.

Benachrichtigung vor der Berechnung von Mahngebühren

Bevor Sie Mahngebühren berechnen, senden Sie Ihrem Kunden eine Erinnerung. Diese kann ein Kontoauszug und eine Kopie der Originalrechnung enthalten sowie eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung an die ausstehende Mahngebühr. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Kommunikationen zu Ihrem rechtlichen Schutz und um eine klare Dokumentation zu gewährleisten.

Rechtliche Überlegungen

Seien Sie sich der lokalen Gesetze und Vorschriften über Mahngebühren bewusst, um sicherzustellen, dass Ihre Gebühren durchsetzbar sind. Erstellen Sie eine Checkliste, die den rechtlichen Rahmen Ihrer Gerichtsbarkeit berücksichtigt, und vermeiden Sie Überchargierungen, die die Gebühr ungültig machen könnten. Häufige rechtliche Fallstricke sind das Fehlen einer vereinbarten Mahngebühren-Politik oder das Erheben übermäßiger Gebühren.

Mahngebühr berechnen

Sobald Sie Ihr vertragliches Recht zur Erhebung einer Mahngebühr überprüft und eine Erinnerung versandt haben, ist es an der Zeit, die Gebühr in Rechnung zu stellen. Wenn Sie eine Pauschalgebühr vereinbart haben, fügen Sie diesen Betrag dem Gesamtbetrag hinzu. Bei einer prozentualen Gebühr berechnen Sie die Gebühr auf der Basis des ausstehenden Saldos. Sie können sich entscheiden, eine neue Rechnung mit der enthaltenen Mahngebühr auszustellen oder die bestehende Rechnung zu ändern – je nachdem, was Ihren Standardgeschäftspraktiken entspricht.

Beispiel: Bei einer Rechnung von 1000 €, würde eine Mahngebühr von 5% pro Monat zu einer Gebühr von 50 € führen.

Über die Durchsetzung der Mahngebühr kommunizieren

Nun müssen Sie Ihren Kunden darüber informieren, dass die Mahngebühr durchgesetzt wurde. Beginnen Sie das Gespräch mit Empathie, indem Sie die Situation des Kunden verstehen, aber seien Sie klar bezüglich der überfälligen Rechnung und der Anwendung der Mahngebühr. Diese Kommunikation kann persönlich, telefonisch oder per E-Mail erfolgen.

Lösungen und Flexibilität anbieten

Während es wichtig ist, Ihre Richtlinien durchzusetzen, kann das Anbieten von Lösungen wie Zahlungsplänen oder einer kurzen Verlängerung dazu beitragen, gute Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Zahlungspläne können Kunden helfen, größere, unbeglichene Salden zu verwalten, und Verlängerungen ermöglichen Wohlwollen, um eine Geschäftsbeziehung möglicherweise zu retten.

Bedingungen für zukünftige Transaktionen aufrechterhalten und aktualisieren

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre Zahlungsbedingungen und -konditionen klar sind und konsequent bei allen Kunden angewendet werden. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Vertragsbedingungen, um eventuelle Änderungen in der Gesetzgebung oder Geschäftsstruktur zu berücksichtigen.

Tipp: Bleiben Sie über relevante rechtliche Aktualisierungen informiert, die Ihre Zahlungsbedingungen beeinflussen könnten, und zögern Sie nicht, Ihre Vereinbarungen zu ändern, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

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