Was tun, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt?

Klare Kommunikation herstellen

Wenn Sie auf einen nicht zahlenden Kunden stoßen, ist es entscheidend, zuerst das Gespräch zu suchen, um die Gründe für die nicht bezahlte Rechnung zu verstehen. Ein einfühlsamer Ansatz kann mehr Informationen liefern und den Weg für eine Lösung ebnen. Wenn ein Kunde zum Beispiel Liquiditätsprobleme hat, ist er möglicherweise eher bereit, auf einen Vorschlag für einen Zahlungsplan zu reagieren.

Kommunikationstipp: Versuchen Sie, das Gespräch mit einer Frage zu beginnen: „Mir ist aufgefallen, dass eine kürzliche Rechnung nicht bezahlt wurde. Gibt es auf Ihrer Seite irgendetwas, das ich wissen sollte und das die Verzögerung verursacht?“ Diese Art, den Dialog zu beginnen, zeigt Ihre Bereitschaft, die Situation zu verstehen und gemeinsam eine Lösung zu finden.

Einen strukturierten Nachverfolgungsprozess umsetzen

Stellen Sie sicher, dass unbezahlte Rechnungen nicht unbeachtet bleiben, besonders wenn Sie überlegen, was zu tun ist, wenn ein Kunde nicht bezahlt. Richten Sie einen systematischen Nachverfolgungsprozess ein und halten Sie sich daran. Der anfängliche Kontakt mit dem Kunden eine Woche nach dem Zahlungsziel, gefolgt von regelmäßigen Intervallen, zeugt von Professionalität und Ausdauer.

Beispiel: Erste Nachverfolgung 7 Tage nach Fälligkeit; zweite Nachverfolgung 14 Tage später, mit jeder Stufe eskalierend.

Rechtliche Schritte zur Durchsetzung prüfen

Sollten Kommunikation und Nachverfolgung scheitern, ist es wichtig, Ihre rechtlichen Optionen gründlich zu prüfen, wenn Sie überlegen, was zu tun ist, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt. In Betracht ziehen sollten Sie den Beginn mit alternativer Streitbeilegung (ADR - z.B. Mediation, Schlichtung oder Verhandlung), gefolgt von einer Eskalation zum Amtsgericht oder der Einschaltung eines Inkassobüros, falls erforderlich.

TIPP: Führt die alternative Streitbeilegung nicht zum Erfolg, ist der typische nächste Schritt, eine Klage vor dem Amtsgericht einzureichen, um die geschuldeten Beträge einzufordern.

Vertragliche Vereinbarungen stärken

Vermeiden Sie zukünftige Vorfälle, indem Sie Ihre Verträge mit klaren Zahlungsbedingungen, Verzugsgebühren und Konsequenzen für Nichtzahlung verstärken, um Situationen besser zu handhaben, in denen ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt. Diese proaktive Maßnahme stärkt Ihre Position rechtlich und finanziell.

Beispiel: Eine Klausel, die besagt „Bei Nichtzahlung innerhalb von 30 Tagen wird eine Verzugsgebühr von 2% pro Monat angewendet.“

Rechnungs- und Zahlungspolitik verbessern

Zum Vereinfachen des Rechnungsprozesses und als proaktiver Schritt im Umgang mit unbezahlten Rechnungen erwägen Sie die Nutzung von InvoiceOnline. Es ermöglicht Ihnen, verschiedene Arten von Rechnungen schnell und mühelos direkt in Ihrem Browser zu erstellen. Elektronische Rechnungssysteme erleichtern nicht nur Pünktlichkeit und Genauigkeit, sondern bieten auch Nachverfolgungsmöglichkeiten und freundliche Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen.

Tipp: Nutzen Sie elektronische Rechnungssysteme, die dem Kunden alle zwei Wochen höfliche Zahlungserinnerungen senden können, um den Bedarf an manueller Nachverfolgung zu verringern.

Externe Hilfe in Betracht ziehen

Gelegentlich ist die Inanspruchnahme externer Hilfe durch ein Inkassobüro oder einen Rechtsberater eine wirksame Maßnahme, wenn Sie mit unbezahlten Rechnungen zu tun haben. Diese Fachleute können Ihrem Anliegen Nachdruck verleihen und dem Kunden die Ernsthaftigkeit der Situation verdeutlichen.

TIPP: Ein gut formuliertes anwaltliches Mahnschreiben kann zeigen, dass Sie es ernst meinen mit der Verfolgung dessen, was Ihnen zusteht.

Zukünftige Risiken minimieren

Um zukünftig die Risiken von Nichtzahlungen zu minimieren und die Fälle zu reduzieren, in denen Sie sich fragen, was zu tun ist, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, ergreifen Sie Maßnahmen wie Bonitätsprüfungen neuer Kunden, Aufbau positiver Kundenbeziehungen und Aufrechterhaltung einer finanziellen Reserve.

TIPP: Entwickeln Sie eine Praxis, 5% der Einnahmen als Rücklage zu reservieren, um Betriebskosten zu decken, wenn es zu Zahlungsausfällen kommt.