Was muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung mag wie Routine erscheinen – doch gerade kleine Fehler oder fehlende Angaben sind häufige Gründe dafür, dass ein Kunde verspätet zahlt oder Sie Ärger mit dem Finanzamt bekommen.

Was ist eine Rechnung und warum ist sie wichtig?

Eine Rechnung ist ein buchhalterisches Dokument, das bestätigt, dass Sie eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht haben. Sie dient als Beleg Ihrer Einnahmen und Ausgaben – also als Grundlage Ihrer Geschäftsbuchhaltung.

Oft wird sie mit einem Steuerbeleg verwechselt, doch das ist nicht dasselbe: Nur Umsatzsteuer-pflichtige Unternehmen stellen eine Steuerrechnung aus. Auch Kleinunternehmer dürfen Rechnungen schreiben, allerdings ohne Umsatzsteuer.

Was muss eine Rechnung eines Umsatzsteuerpflichtigen enthalten?

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie laut § 14 UStG für jede steuerbare Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen. Eine klar strukturierte Rechnung spart Zeit, Nerven und mögliche Bußgelder.

Pflichtangaben für USt-Rechnungen:

Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistenden
Leistungs- oder Lieferdatum, falls abweichend
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
Entgelt (Netto-Betrag)
Angewendeter Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Gesamtbetrag (Brutto)
Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung)
Bankverbindung und Zahlungsziel (empfohlen)

Rechnungen müssen spätestens sechs Monate nach Leistung ausgestellt werden. Unternehmen sind verpflichtet, alle Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO). Fehlende oder falsch nummerierte Rechnungen können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.

Was muss eine Rechnung eines Kleinunternehmers enthalten?

Wenn Sie nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) tätig sind, müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Trotzdem ist eine vollständige Rechnung Pflicht.

Pflichtangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen:

Name und Anschrift des Unternehmers
Name und Anschrift des Kunden
Fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungsdatum und ggf. Leistungsdatum
Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
Preis und Gesamtbetrag (ohne USt)
Hinweis: „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG – keine Umsatzsteuer ausgewiesen“
Bankverbindung und Zahlungsbedingungen (empfohlen)

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Geben Sie niemals Umsatzsteuerbeträge an, wenn Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen. Ein falscher Steuerausweis kann laut § 14c UStG steuerliche Konsequenzen haben.

Warum eine korrekte Rechnung wichtig ist

Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch Ihre Visitenkarte als Unternehmerin oder Unternehmer.

Vorteile:

Schnellere Zahlungen: Alle wichtigen Daten sind klar ersichtlich.
Mehr Vertrauen: Eine professionelle Rechnung vermittelt Seriosität.
Rechtssicherheit: Sie erfüllt die Anforderungen des Finanzamts und der GoBD.