Rechnung mit Word oder Excel: Wann eine Vorlage reicht und wann nicht
Wann eine Rechnung aus Word oder Excel reicht
Kein Gesetz schreibt vor, mit welchem Programm Sie Ihre Rechnungen erstellen. Eine Rechnung aus Word, aus Excel oder sogar handschriftlich ist gültig, wenn sie alle Pflichtangaben enthält und rechtzeitig ausgestellt wird. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Werkzeug. Welche Angaben das sind, lesen Sie im Überblick, was eine Rechnung enthalten muss.
Eine Vorlage in Word oder Excel genügt in der Regel, wenn:
Sie Kleinunternehmer sind oder überwiegend an Privatkunden verkaufen,
Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, meist an Stammkunden,
Sie allein fakturieren und die Datei nicht mit Kollegen teilen,
Sie Zahlungseingänge nicht laufend überwachen und Ihrem Steuerberater keine Daten elektronisch liefern müssen.
So richten Sie eine Vorlage sinnvoll ein
Legen Sie eine Mustervorlage an und speichern Sie jede Rechnung als neue Kopie.
Versenden Sie die fertige Rechnung als PDF, nicht als bearbeitbare .docx- oder .xlsx-Datei.
Notieren Sie alle Rechnungsnummern in einer separaten Liste.
Rechnen Sie die Summenformeln einmal von Hand nach.
E-Rechnung: Wann Word und Excel nicht mehr genügen
Im inländischen B2B-Geschäft wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den die Software Ihres Kunden automatisch verarbeitet. Ein PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte sonstige Rechnung. Das gilt auch, wenn Sie es per E-Mail verschicken.
Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Ausstellen: Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € verpflichtet, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Bis dahin ist ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Ausnahmen: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Auch Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind nicht betroffen.
Fristen und Formate erklärt der Überblick zur E-Rechnung in Deutschland. Was speziell für Sie als Kleinunternehmer gilt, lesen Sie im Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer.
Sie sind regelbesteuert und stellen Rechnungen an andere Unternehmen? Dann reicht eine Vorlage in Word oder Excel für diese Rechnungen spätestens ab 2028 nicht mehr. Sie brauchen ein Programm, das E-Rechnungen erstellen kann.
Worauf Sie bei Word und Excel achten sollten
Office-Programme haben keine eingebaute Kontrolle. Sie müssen alles selbst im Blick behalten, und genau hier entstehen Fehler.
Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird. Beim Kopieren einer Vorlage passiert es schnell, dass zwei Rechnungen dieselbe Nummer bekommen oder eine Nummer fehlt.
Änderungen an einer versendeten Rechnung
Eine ausgestellte Rechnung dürfen Sie nicht einfach überschreiben. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist müssen gewährleistet sein:
die Echtheit der Herkunft: Es ist klar, wer die Rechnung ausgestellt hat,
die Unversehrtheit des Inhalts: Die Angaben wurden nachträglich nicht verändert,
die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrung.
Eine Excel-Datei, die Sie nach dem Versand ändern und unter demselben Namen speichern, erfüllt das kaum. Fehler auf einer versendeten Rechnung korrigieren Sie mit einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, nicht durch Überschreiben der Datei.
Berechnungen und Umsatzsteuer
Manuelle Formeln versagen unauffällig. Eine Formel erfasst eine neu eingefügte Zeile nicht, die Rundung fehlt oder in der Vorlage steht noch ein alter Steuersatz. Als Kleinunternehmer geht es „nur“ um einen falschen Rechnungsbetrag. Weisen Sie Umsatzsteuer aus, ist ein Fehler auch ein Problem für Ihren Kunden, der die Vorsteuer aus Ihrer Rechnung abzieht.
Aufbewahrung
Rechnungen müssen Sie 8 Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden. Bei Dateien auf dem Computer heißt das: regelmäßige Sicherungen, einheitliche Dateinamen und die Gewissheit, dass Sie eine Rechnung auch nach Jahren finden und öffnen können.
Rechnung per E-Mail
Ein PDF per E-Mail gilt als sonstige Rechnung. Im B2B-Geschäft brauchen Sie dafür die Zustimmung des Empfängers. Bei neuen Kunden halten Sie diese am besten im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung fest.
Wann sich der Wechsel zu Rechnungssoftware lohnt
Der Wechsel lohnt sich, sobald Ihnen die Vorlage mehr Arbeit macht, als sie spart. Typische Signale:
Sie verlieren den Kleinunternehmerstatus. Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 € oder überschreitet er im laufenden Jahr 100.000 €, müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und Geschäftskunden künftig E-Rechnungen schicken. Die Details erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Die Zahl der Rechnungen wächst. Ausfüllen, Nummern prüfen und Speichern kosten Sie jeden Monat Stunden.
Mehrere Personen fakturieren. Eine geteilte Datei bedeutet das Risiko, dass zwei Personen dieselbe Nummer vergeben.
Sie stellen immer dieselben Rechnungen. Monatliche Pauschalen richten Sie in der Software einmal ein.
Ihr Steuerberater will Daten, keine PDFs. Rechnungen von Hand in die Buchhaltung zu übertragen kostet Zeit und Geld.
Sie verlieren den Überblick über Zahlungen. Ohne Suchen wissen Sie nicht, wer noch nicht bezahlt hat.
Sie fakturieren ins Ausland. Fremdwährungen und Reverse Charge erhöhen das Fehlerrisiko.
Beispiel aus der Praxis
Eine Grafikerin ist Kleinunternehmerin, schreibt vier Rechnungen im Monat und kommt mit Excel gut zurecht. Im Laufe des Jahres gewinnt sie zwei neue Stammkunden, und ihr Umsatz steigt über 25.000 €. Ab dem Folgejahr ist sie regelbesteuert: Auf ihren Rechnungen steht Umsatzsteuer, und an Geschäftskunden muss sie E-Rechnungen schicken. Es lohnt sich, die Software schon vor dem Wechsel einzuführen.
Wie Sie den Umstieg vorbereiten, zeigt der Beitrag, warum und wie Sie von Excel zur Online-Rechnung wechseln.
Was Rechnungssoftware bringt und was sie kostet
Gegenüber einer Vorlage bietet Software mehrere praktische Vorteile:
automatische Nummerierung ohne Doppelungen und Lücken,
gespeicherte Kundendaten, die Sie nicht erneut eintippen,
Berechnung der Umsatzsteuer nach dem gewählten Satz,
Überblick über bezahlte und offene Rechnungen,
Datenexport für den Steuerberater statt Abtippen,
Archiv aller Rechnungen an einem Ort.
Die Nachteile sind vor allem zwei. Software kostet meist eine jährliche Gebühr, und Ihre Daten liegen beim Anbieter. Prüfen Sie daher, wie Sie sie exportieren können. Sind Sie regelbesteuert, achten Sie außerdem darauf, ob die Software E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann.
FAQ:
Ist eine Rechnung aus Word oder Excel gültig?
Ja. Das Gesetz schreibt kein Programm vor. Eine Rechnung ist gültig, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Im B2B-Geschäft müssen regelbesteuerte Unternehmen aber schrittweise E-Rechnungen ausstellen.
Ist ein PDF aus Excel eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Darf ich als Kleinunternehmer weiter mit einer Vorlage fakturieren?
Ja. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen E-Rechnungen von Ihren Lieferanten aber empfangen können.
Darf ich eine Rechnung aus Excel per E-Mail schicken?
Ja, am besten als PDF, das sich nicht leicht bearbeiten lässt. Im B2B-Geschäft braucht ein PDF die Zustimmung des Empfängers und ist nur so lange zulässig, wie für Sie keine E-Rechnungspflicht gilt.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Kann ich nach dem Wechsel meinen Nummernkreis fortführen?
Ja. Sie können an die letzte Nummer aus der Vorlage anknüpfen oder einen neuen Nummernkreis beginnen, etwa zum Jahresanfang. Keine Nummer darf jedoch doppelt vergeben werden.
