Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Grenzen, Rechnungen, Wechsel
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt Ihnen, ohne Umsatzsteuer zu arbeiten. Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, führen keine an das Finanzamt ab und geben keine Umsatzsteuervoranmeldung ab. Im Gegenzug dürfen Sie aus Ihren eigenen Einkäufen keine Vorsteuer ziehen.
Zum 1. Januar 2025 wurde die Regelung grundlegend überarbeitet und an EU-Vorgaben angepasst. Seither sind Ihre Umsätze als Kleinunternehmer echt steuerfrei - vorher galt die Steuer nur als „nicht erhoben". Für Ihren Alltag ändert das wenig, für die rechtliche Einordnung schon.
Umsatzgrenzen auf einen Blick
Ihr Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 € betragen, im laufenden Jahr höchstens 100.000 €. Beide Grenzen zählen - überschreiten Sie eine davon, endet die Befreiung.
Wer gilt als Kleinunternehmer? Die Umsatzgrenzen
Zwei Grenzen entscheiden. Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr dürfen Sie höchstens 100.000 € Umsatz machen. Maßgeblich ist der Umsatz, nicht der Gewinn - also der Betrag, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, ohne Abzug Ihrer Ausgaben.
Wenn Sie neu gründen, fehlt das Vorjahr als Vergleich. Dann rechnen Sie Ihren erwarteten Umsatz auf das volle Jahr hoch. Gründen Sie zum 1. Juli und erwarten bis Jahresende 12.000 €, liegt Ihr hochgerechneter Jahresumsatz bei 24.000 € - Sie bleiben Kleinunternehmer. Neu seit 2025 ist die 100.000-€-Grenze eine harte Grenze. Überschreiten Sie sie mitten im Jahr, endet die Befreiung sofort ab diesem Umsatz. Ab der nächsten Rechnung weisen Sie Umsatzsteuer aus. Behalten Sie Ihren Umsatz deshalb laufend im Blick.
Max macht 2025 einen Umsatz von 24.000 € und 2026 dann 98.000 €. Weil er 2026 unter 100.000 € bleibt, ist er das ganze Jahr Kleinunternehmer - ab 2027 wechselt er aber in die Regelbesteuerung, weil sein Vorjahresumsatz über 25.000 € lag. Lisa macht 2025 schon 28.000 €. Sie kann die Regelung 2026 nicht nutzen, selbst wenn sie dann unter 25.000 € bleibt - die Vorjahresgrenze war bereits gerissen.
Vorteile und Nachteile
Der größte Vorteil ist weniger Bürokratie. Keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine laufende Abführung ans Finanzamt, und seit 2024 auch keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr. Ihre Rechnungen bleiben einfach, und gegenüber Privatkunden können Sie günstiger anbieten, weil Sie keine 19 % aufschlagen müssen.
Der zentrale Nachteil: Sie bekommen keine Vorsteuer zurück. Wer viel investiert - Geräte, Waren, Software - zahlt die Umsatzsteuer auf diese Einkäufe selbst und kann sie nicht abziehen. Bei Geschäftskunden kann das Fehlen des Steuerausweises außerdem weniger professionell wirken, und Auslandsgeschäfte werden etwas aufwendiger.
So schreiben Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung
Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung steht keine Umsatzsteuer - kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, nur der Betrag als Gesamtsumme. Dafür gehört ein kurzer Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ansonsten gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Rechnung - Rechnungsnummer, Datum, Ihre Angaben und die des Kunden, Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum. Welche Angaben eine Rechnung im Detail braucht, lesen Sie im Überblick zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, schulden Sie diesen Betrag trotzdem dem Finanzamt. Ihr Kunde darf ihn zugleich nicht als Vorsteuer abziehen. Prüfen Sie Ihre Vorlagen deshalb genau - auch Formulierungen, die einen Steuerausweis nur andeuten.
E-Rechnung: Das gilt seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Als Kleinunternehmer müssen Sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen - Sie müssen sie aber empfangen und lesen können. Ein reines PDF-Postfach reicht dafür nicht immer. Sorgen Sie dafür, dass Sie strukturierte E-Rechnungen (etwa im Format ZUGFeRD oder XRechnung) annehmen können.
Verzicht und Wechsel zur Regelbesteuerung
Sie können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und die Regelbesteuerung wählen - etwa, wenn Sie größere Investitionen planen und die Vorsteuer nutzen wollen. Diesen Verzicht erklären Sie formlos gegenüber dem Finanzamt. An die Entscheidung sind Sie dann fünf Kalenderjahre gebunden. Umgekehrt wechseln Sie automatisch in die Regelbesteuerung, sobald Sie eine der Umsatzgrenzen überschreiten - das müssen Sie selbst erkennen und umsetzen.
Häufig gestellte Fragen?
1. Muss ich die Kleinunternehmerregelung beantragen?
Ja. Bei der Gründung geben Sie das im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Später ist ein formloses Schreiben ans Finanzamt möglich, der Wechsel gilt dann meist ab dem Folgejahr.
2. Welche Umsatzgrenzen gelten aktuell?
Im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 €. Wird eine Grenze überschritten, entfällt die Befreiung.
3. Bin ich als Kleinunternehmer komplett steuerfrei?
Nein. Sie sind nur von der Umsatzsteuer befreit. Einkommensteuer zahlen Sie wie jeder andere Unternehmer, den Gewinn ermitteln Sie über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
4. Was passiert, wenn ich eine Umsatzgrenze überschreite?
Sie wechseln in die Regelbesteuerung. Reißen Sie die 100.000-€-Grenze mitten im Jahr, gilt der Wechsel sofort ab diesem Umsatz - Sie müssen ab der nächsten Rechnung Umsatzsteuer ausweisen.
Fazit:
Als Faustregel: Arbeiten Sie vor allem für Privatkunden und halten Ihre Ausgaben niedrig, spielt die Kleinunternehmerregelung ihre Stärken aus. Planen Sie größere Investitionen oder verkaufen viel an andere Unternehmen, lohnt der Blick auf die Regelbesteuerung mit Vorsteuerabzug.
