Vorsteuerabzug: Wer ist berechtigt und welche Voraussetzungen gelten
Was ist der Vorsteuerabzug?
Beim Einkauf für Ihr Unternehmen zahlen Sie auf fast jede Rechnung Umsatzsteuer - beim Laptop, beim Bürostuhl, bei der Werbeagentur. Diese gezahlte Umsatzsteuer heißt Vorsteuer. Der Vorsteuerabzug erlaubt Ihnen, sie mit der Umsatzsteuer zu verrechnen, die Sie Ihren eigenen Kunden berechnen. Ans Finanzamt führen Sie dann nur die Differenz ab. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 15 UStG.
Für regelbesteuerte Unternehmen ist die Umsatzsteuer damit ein durchlaufender Posten - wirtschaftlich getragen wird sie am Ende vom privaten Endverbraucher. Zahlen Sie in einem Zeitraum mehr Vorsteuer, als Sie Umsatzsteuer einnehmen, erstattet das Finanzamt die Differenz. Diesen Fall nennt man Vorsteuerüberhang.
Sie verkaufen in einem Monat für 10.000 € netto und weisen darauf 19 % Umsatzsteuer aus - 1.900 €. Gleichzeitig kaufen Sie Waren und Leistungen für 5.000 € netto ein und zahlen dabei 950 € Vorsteuer. Ans Finanzamt führen Sie nur die Differenz ab: 1.900 € − 950 € = 950 €.
Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?
Vorsteuer abziehen darf nur, wer selbst Umsatzsteuer erhebt: Unternehmer in der Regelbesteuerung mit umsatzsteuerpflichtigen Ausgangsleistungen. Dazu zählen Gewerbetreibende, Freiberufler sowie Kapital- und Personengesellschaften wie GmbH, UG, OHG oder KG. Kein Recht auf Vorsteuerabzug haben dagegen:
Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen.
Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 UStG, etwa Ärzte oder Versicherungsmakler.
Privatpersonen und Endverbraucher.
Kleinunternehmer können freiwillig auf die Regelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln - dann steht ihnen der Vorsteuerabzug offen. Das lohnt sich vor allem bei hohen Anschaffungen, bindet Sie aber fünf Jahre.
Aktuelle Werte (Stand 2026): Umsatzsteuersätze 19 % (Regelsatz) und 7 % (ermäßigter Satz). Kleinunternehmergrenze seit 2025: 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Kleinbetragsrechnung: bis 250 € brutto gelten vereinfachte Pflichtangaben.
Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein
Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug anerkennt, müssen mehrere Bedingungen zusammenkommen:
Sie nutzen die Leistung für Ihr Unternehmen, nicht privat.
Es handelt sich um abziehbare Betriebsausgaben - nicht um private Kosten, Bußgelder oder Geschenke über 50 € pro Jahr und Empfänger.
Ihre eigenen Ausgangsleistungen sind nicht steuerfrei.
Sie besitzen eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer.
Die Rechnung ist der häufigste Stolperstein. Fehlt eine Pflichtangabe - Steuernummer oder USt-IdNr des Ausstellers, Rechnungsdatum, eine klare Leistungsbeschreibung oder der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag - kann der Abzug wegfallen. Maßgeblich sind die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen vereinfachte Angaben.
Prüfen Sie jede Eingangsrechnung, bevor Sie sie verbuchen. Beanstandet das Finanzamt später eine fehlerhafte Rechnung, streicht es den Vorsteuerabzug - Sie zahlen den Betrag nach, ohne eine Gegenleistung zu erhalten. Ein Duplikat oder eine Kopie ersetzt die Originalrechnung nicht.
Ein Wort zur E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gilt gestaffelt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Welche Steuern Sie abziehen können
Abziehbar ist nicht nur die klassische Umsatzsteuer aus deutschen Eingangsrechnungen. Als Vorsteuer geltend machen können Sie:
die von anderen Unternehmern gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
die Einfuhrumsatzsteuer beim Import von Waren aus Drittländern für Ihr Unternehmen.
die Erwerbsteuer beim innergemeinschaftlichen Erwerb aus anderen EU-Ländern.
die im Reverse-Charge-Verfahren geschuldete Steuer, die Sie als Leistungsempfänger selbst ans Finanzamt abführen.
Gemischte Nutzung: teils privat, teils geschäftlich
Kaufen Sie etwas, das Sie sowohl geschäftlich als auch privat nutzen, müssen Sie eine Zuordnungsentscheidung treffen. Nur der geschäftliche Anteil ist vorsteuerabzugsfähig. Nutzen Sie einen Laptop zu 100 % für den Betrieb, ziehen Sie die volle Vorsteuer ab; bei 50/50-Nutzung nur die Hälfte; rein privat gar nichts.
Dokumentieren Sie bei gemischt genutzten Anschaffungen - Firmenwagen, Laptop, Telefon - von Anfang an den geschäftlichen Nutzungsanteil. Diese Aufteilung entscheidet, wie viel Vorsteuer Sie zurückbekommen, und Sie müssen sie im Zweifel belegen können.
So holen Sie sich die Vorsteuer zurück
Den Vorsteuerabzug machen Sie über die Umsatzsteuervoranmeldung geltend - je nach Steuerlast monatlich oder quartalsweise, elektronisch über ELSTER. Dort melden Sie Ihre eingenommene Umsatzsteuer und tragen die gezahlte Vorsteuer ein; das Finanzamt rechnet beides gegeneinander auf. Am Jahresende folgt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, bekommen Sie Geld zurück. Überwiegt die eingenommene Umsatzsteuer, zahlen Sie die Differenz nach.
Häufig gestellte Fragen?
1. Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst bei Einkäufen an andere Unternehmen zahlen. Umsatzsteuer ist die Steuer, die Sie auf Ihre eigenen Verkäufe erheben und ans Finanzamt abführen. Über den Vorsteuerabzug verrechnen Sie beide.
2. Können Kleinunternehmer die Vorsteuer abziehen?
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und hat deshalb auch keinen Vorsteuerabzug. Wer den Abzug nutzen will, kann freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln.
3. Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?
Bis 250 € brutto. Für solche Rechnungen gelten vereinfachte Pflichtangaben, sie berechtigen aber trotzdem zum Vorsteuerabzug.
4. Was passiert, wenn eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist?
Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Sie sollten die Rechnung vom Aussteller korrigieren lassen, bevor Sie sie verbuchen und den Abzug geltend machen.
Fazit:
Der Vorsteuerabzug ist bares Geld: Als regelbesteuerter Unternehmer holen Sie sich die gezahlte Umsatzsteuer vollständig zurück - die Umsatzsteuer wird für Sie zum durchlaufenden Posten. Über Anerkennung oder Ablehnung entscheidet fast immer die Eingangsrechnung. Prüfen Sie jeden Beleg auf die Pflichtangaben, bevor Sie ihn verbuchen, und trennen Sie bei gemischt genutzten Anschaffungen sauber den geschäftlichen Anteil. Sind Sie Kleinunternehmer, rechnen Sie vor größeren Investitionen durch, ob sich ein Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt. So sichern Sie sich den Abzug und vermeiden teure Nachzahlungen.
