Kassensicherungsverordnung und TSE: Pflichten für Ihre Registrierkasse
Für wen die Kassensicherungsverordnung gilt
In Deutschland gibt es keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Sie dürfen Ihre Bareinnahmen also weiterhin mit einer offenen Ladenkasse erfassen – einer schlichten Geldschublade samt handschriftlichem Kassenbericht. Der Gesetzgeber hat sich bewusst gegen eine Pflicht zur elektronischen Kasse entschieden.
Sobald Sie aber eine elektronische Registrierkasse oder ein computergestütztes Kassensystem nutzen, gilt für Sie die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – und zwar seit dem 1. Januar 2020. Betroffen sind vor allem Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk und Dienstleister mit vielen Bargeschäften. Ob gekauft, gemietet oder geleast, spielt dabei keine Rolle.
Die offene Ladenkasse bleibt erlaubt, ist aber kein Freifahrtschein: Auch hier müssen Sie Ihre Einnahmen vollständig, zeitgerecht und nachvollziehbar aufzeichnen (GoBD). Bei vielen Bar-Umsätzen pro Tag ist das in der Praxis aufwendig und fehleranfällig.
Die TSE – das Herzstück der Kassensicherung
Kernstück der Verordnung ist die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein und protokolliert jeden Kassiervorgang manipulationssicher – mit Zeitstempel und Signatur. Nachträgliches Löschen oder Ändern wird dadurch erkennbar.
Zur TSE gehören zwei weitere Pflichten: eine Schnittstelle für den Datenexport nach dem einheitlichen Standard DSFinV-K sowie eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Kasse arbeitet. Bei einer Prüfung kann das Finanzamt so innerhalb von Minuten einen Bon mit den gespeicherten Aufzeichnungen abgleichen.
Bei der Technik haben Sie die Wahl:
Physische TSE: sitzt auf einem USB-Stick, einer SD-Karte oder im Bondrucker. Sie kostet rund 200 Euro pro Kasse und ist meist für etwa 5 Jahre zertifiziert – danach müssen Sie sie austauschen. Cloud-TSE: kein Gerät zum Anschaffen, sondern eine laufende Abogebühr. Die erneute Zertifizierung läuft zentral beim Anbieter, und auch mobile Tablet-Kassen ohne USB-Anschluss lassen sich per WLAN anbinden.
Belegausgabepflicht: ein Beleg für jeden Verkauf
Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht, oft schlicht Bonpflicht genannt. Für jeden Kassiervorgang müssen Sie einen Beleg erstellen und ihn dem Kunden zur Verfügung stellen. Ob auf Papier oder digital, bleibt Ihnen überlassen – ein QR-Code auf dem Bildschirm oder eine Datei reichen aus.
Der Kunde muss den Beleg nicht mitnehmen. Für Sie zählt nur, dass er ausgegeben wird. In Härtefällen können Sie sich auf Antrag beim Finanzamt von der Bonpflicht befreien lassen; das wird aber nur selten genehmigt.
Kassenmeldepflicht: neu seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie jede elektronische Kasse dem Finanzamt melden. Die Meldung läuft ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER" oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle – Papierformulare gibt es dafür nicht. Diese Fristen gelten:
Kassen, die Sie vor dem 1. Juli 2025 angeschafft haben, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
Kassen, die Sie ab dem 1. Juli 2025 anschaffen, melden Sie innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
Auch die Außerbetriebnahme einer Kasse müssen Sie innerhalb eines Monats melden.
Pro Betriebsstätte reichen Sie eine gemeinsame Meldung ein, die alle dort eingesetzten Systeme enthält. Gemeldet werden unter anderem Ihr Name und Ihre Steuernummer, Art und Seriennummer des Systems, die eingesetzte TSE, die Anzahl der Kassen und das Anschaffungsdatum.
Haben Sie eine neue Kasse in Betrieb genommen und noch nicht gemeldet? Dann läuft Ihre Ein-Monats-Frist bereits. Wer die Meldung trotz Aufforderung nicht abgibt, riskiert ein Bußgeld – die Meldung selbst dauert über ELSTER nur wenige Minuten.
Diese Strafen drohen bei Verstößen
Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung sind kein Kavaliersdelikt. Fehlt eine zertifizierte TSE, werden Umsätze nicht oder falsch aufgezeichnet oder die Meldepflicht missachtet, kann das Finanzamt ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängen.
Kontrolliert wird über die Kassen-Nachschau: Ein Prüfer darf unangekündigt in Ihren Betrieb kommen und die Kassenführung überprüfen. Findet er gravierende Mängel, kann er die gesamte Buchführung verwerfen und Ihre Einnahmen schätzen – meist zu Ihren Ungunsten. Aus der Nachschau kann außerdem eine reguläre Betriebsprüfung werden.
Wenn Sie eine neue Kasse anschaffen, lassen Sie sich vom Hersteller schriftlich bestätigen, dass eine zertifizierte TSE integriert ist und der DSFinV-K-Export unterstützt wird. Halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation aktuell – bei einer Nachschau ist sie das Erste, wonach gefragt wird.
Was sich ab 2028 ändern soll
Die Regeln entwickeln sich weiter. Das Bundesfinanzministerium hat im August 2026 einen Referentenentwurf für eine Kassenpflicht vorgelegt. Geplant ist: Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Jahr dürfen dann keine offene Ladenkasse mehr führen, sondern brauchen eine elektronische Kasse mit zertifizierter TSE. In Kraft treten soll das voraussichtlich ab dem 1. Januar 2028.
Gleichzeitig soll die papierhafte Belegausgabepflicht entfallen und durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden – der Beleg müsste dann in einem standardisierten Format bereitstehen, etwa als QR-Code, Download-Link oder per NFC.
Wichtig: Es handelt sich bislang nur um einen Entwurf, nicht um geltendes Recht. Details wie Ausnahmen und der genaue Startzeitpunkt können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Wer heute schon eine moderne Kasse mit TSE nutzt, ist von den geplanten Neuerungen kaum betroffen.
Häufig gestellte Fragen?
1. Brauche ich in Deutschland zwingend eine Registrierkasse?
Nein. Es gibt keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Sie dürfen eine offene Ladenkasse führen, müssen Ihre Bareinnahmen aber vollständig und GoBD-konform aufzeichnen. Erst wenn Sie eine elektronische Kasse einsetzen, greifen die Pflichten der Kassensicherungsverordnung.
2. Was ist eine TSE genau?
Die technische Sicherheitseinrichtung ist ein zertifiziertes Sicherheitsmodul für elektronische Kassen. Sie speichert jeden Vorgang manipulationssicher mit Zeitstempel und Signatur. So lassen sich nachträgliche Änderungen erkennen und Steuerbetrug bei Bargeschäften verhindern.
3. Physische oder Cloud-TSE – was ist besser?
Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Eine physische TSE ist einmalig günstiger, muss aber nach etwa fünf Jahren ersetzt werden und passt nicht zu jeder Kasse. Eine Cloud-TSE verursacht laufende Kosten, wird zentral rezertifiziert und funktioniert auch mit mobilen Tablet-Kassen.
4. Bis wann muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?
Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen melden Sie innerhalb eines Monats nach der Anschaffung – ebenso die Außerbetriebnahme. Die Meldung läuft über „Mein ELSTER".
Fazit:
Am Ende läuft alles auf eine Frage hinaus: Nutzen Sie eine elektronische Kasse oder nicht? Wer bei der offenen Ladenkasse bleibt, hat mit TSE, Bonpflicht und ELSTER-Meldung vorerst nichts zu tun – muss seine Bareinnahmen dafür umso sorgfältiger dokumentieren. Wer digital kassiert, kommt an den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung nicht vorbei. Kompliziert wird es dabei selten aus rechtlichen Gründen, sondern aus praktischen. Ein Kassensystem, das eine zertifizierte TSE mitbringt, den DSFinV-K-Export beherrscht und die Anmeldung erleichtert, nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab. Klären Sie diese Punkte vor dem Kauf – dann bleibt die Kassenführung ein Nebenschauplatz und keine Dauerbaustelle. Mit Blick auf die geplanten Änderungen fahren Sie ohnehin am besten, wenn Ihre Kasse schon heute sauber aufgestellt ist.
