Kassenpflicht für Betriebe über 100.000 € Umsatz: Was der BMF-Entwurf plant
Kassenpflicht statt freier Kassenwahl: der Kern des Entwurfs
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Anfang August 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt, der die Kassenführung in Deutschland deutlich verändern würde. Der volle Titel lautet „Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts". Zwei Punkte treffen den Alltag vieler Betriebe direkt: eine verpflichtende elektronische Kasse ab einem bestimmten Umsatz und das Ende des gedruckten Kassenbons.
Bisher dürfen Unternehmen frei wählen, ob sie eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse (also eine reine Bargeldschublade ohne technische Aufzeichnung) nutzen. Genau diese Wahlfreiheit soll für größere Betriebe wegfallen.
Wichtig: Es handelt sich bisher nur um einen Referentenentwurf. Das BMF hat den Text am 7. August 2026 zur Stellungnahme an die Verbände verschickt. Bis zur Verabschiedung können sich Fristen und Details noch ändern. Ein früherer Entwurf aus dem Juli sah den Start sogar schon für 2027 vor.
Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz - wen es trifft
Nach dem Entwurf soll die Kassenpflicht für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften gelten, deren Gesamtumsatz mehr als 100.000 Euro im Jahr beträgt. Wer darüber liegt, darf keine offene Ladenkasse mehr führen und muss alle Geschäftsvorfälle über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfassen. Betroffen sind damit nicht nur klassische Bargeldbranchen wie Gastronomie, Bäckereien oder Friseure, sondern grundsätzlich jeder Gewinnbetrieb über der Grenze.
Erfasst werden müssen sämtliche Betriebseinnahmen und -ausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten - alle Barzahlungen ebenso wie Zahlungen per Debit- oder Kreditkarte. Ausgenommen sind nur Beträge, die unbar per Lastschrift oder Überweisung über ein Konto des Betriebs laufen.
Ab wann die Pflicht greift
Der Starttermin hängt vom Umsatz ab. Grundsätzlich beginnt die Kassenpflicht am 1. April des Jahres, das auf die erstmalige Überschreitung der Umsatzgrenze folgt. Für den Einstieg gilt eine Sonderregel: Wer die Grenze bereits 2027 überschreitet, muss ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse einsetzen. Bei einer späteren Überschreitung müssen Sie das Finanzamt innerhalb eines Monats informieren. Umgekehrt endet die Pflicht wieder, wenn der Umsatz drei Jahre in Folge bei höchstens 100.000 Euro liegt.
Welche Kassen erlaubt sind
Das eingesetzte System muss die Anforderungen der Abgabenordnung erfüllen: Es braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und muss seine Aufzeichnungen im Format der digitalen Schnittstelle DSFinV-K erzeugen. Ob das eine klassische Registrierkasse, ein komplexes Kassensystem oder eine Cloud-Kasse ist, bleibt Ihnen überlassen. Wer heute schon eine TSE-Kasse nach der KassenSichV nutzt, ist technisch meist auf der sicheren Seite.
Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre vorhandene Kasse eine zertifizierte TSE besitzt und DSFinV-K-Daten exportiert. Wer bisher eine offene Ladenkasse führt und in die Nähe der 100.000-Euro-Grenze kommt, sollte die Anschaffung eines konformen Systems rechtzeitig einplanen - auch wegen möglicher Lieferzeiten.
Bonpflicht fällt weg - Belegbereitstellungspflicht kommt
Die viel kritisierte Pflicht, für jeden Verkauf einen Papierbon auszudrucken, soll zum 1. Januar 2028 vollständig entfallen. An ihre Stelle tritt eine elektronische Belegbereitstellungspflicht: Betriebe müssen den Beleg weiterhin bereitstellen, aber digital und in einem standardisierten Datenformat.
Wie der Beleg zum Kunden kommt, schreibt der Entwurf nicht vor. Möglich sind zum Beispiel ein QR-Code auf dem Bildschirm, ein Download-Link, die Übertragung per NFC, per E-Mail oder direkt ins Kundenkonto. Kundinnen und Kunden müssen den Beleg nicht annehmen - und wer weiterhin eine Papierquittung möchte, hat darauf nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch weiter Anspruch.
Für bestimmte Fälle sind Ausnahmen geplant, etwa beim Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen. Weitere Ausnahmen von der Kassenpflicht sollen über eine gesonderte Verordnung geregelt werden; einen Diskussionsentwurf dazu hat das BMF bereits vorgelegt. In Härtefällen ist zudem eine Befreiung im Einzelfall möglich.
Höhere Bußgelder und schärfere Kontrollen
Neben der Kasse enthält der Entwurf mehrere Maßnahmen gegen Steuerhinterziehung. Wer trotz Pflicht kein konformes Aufzeichnungssystem nutzt, dem droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Der Einsatz von Manipulationssoftware soll künftig als eigene Straftat gelten - mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren. Außerdem sollen die Finanzämter Kassen-Nachschauen leichter durchführen können, gerade auf Messen, Kirmes oder Weihnachtsmärkten.
Zur Einordnung: In Deutschland gibt es derzeit rund 2,2 Millionen Registrierkassen und etwa 114.000 offene Ladenkassen - für Letztere wäre die Umstellung der spürbarste Einschnitt. Für die Wirtschaft rechnet der Entwurf trotzdem mit einer jährlichen Entlastung von rund 89 Millionen Euro, vor allem durch den Wegfall des Papierbons. Beide Regelungen sollen fünf Jahre nach Inkrafttreten überprüft werden - dabei könnte die Kassenpflicht auch auf Betriebe unter 100.000 Euro Umsatz ausgeweitet werden. Auch kleinere Betriebe sollten die Entwicklung also im Blick behalten.
Häufig gestellte Fragen?
1. Ab welchem Umsatz gilt die geplante Kassenpflicht?
Sie soll für Betriebe mit Gewinneinkünften und einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro pro Jahr gelten. Wer die Grenze 2027 überschreitet, wäre ab dem 1. Januar 2028 betroffen.
2. Wird die Bonpflicht wirklich abgeschafft?
Nach dem Entwurf ja: Die papierhafte Belegausgabepflicht soll zum 1. Januar 2028 entfallen und durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden, etwa per QR-Code. Eine Papierquittung auf Wunsch bleibt aber möglich.
3. Darf ich weiterhin eine offene Ladenkasse führen?
Nur unterhalb der Umsatzgrenze. Wer mehr als 100.000 Euro Umsatz erzielt, dürfte keine offene Ladenkasse mehr nutzen und müsste auf ein elektronisches Aufzeichnungssystem umstellen.
4. Welche Kasse erfüllt die Anforderungen?
Eine Registrierkasse, ein komplexes Kassensystem oder eine Cloud-Kasse mit zertifizierter TSE, die Aufzeichnungen im DSFinV-K-Format erzeugt. Bestehende KassenSichV-konforme Kassen erfüllen das meist bereits.
Fazit:
Noch ist die Kassenpflicht nicht beschlossen - der Referentenentwurf kann sich im Gesetzgebungsverfahren ändern. Die Richtung ist aber klar: Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Umsatz müssten ab 2028 ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter TSE nutzen, die offene Ladenkasse fiele für sie weg. Gleichzeitig verschwindet der Papierbon zugunsten einer digitalen Belegbereitstellung. Wer heute eine KassenSichV-konforme Kasse einsetzt, muss sich kaum umstellen. Betriebe mit offener Ladenkasse in der Nähe der Umsatzgrenze sollten dagegen früh prüfen, welches System infrage kommt - und die Entwicklung des Gesetzes im Blick behalten, statt bis zur Verabschiedung zu warten.
