Rechnung überfällig: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt

Eine Rechnung ist überfällig, sobald das Fälligkeitsdatum verstrichen ist und das Geld nicht auf Ihrem Konto ist. Ab diesem Zeitpunkt räumt Ihnen das Gesetz klare Rechte ein — im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen greifen sie weitgehend automatisch. Je früher Sie handeln, desto größer ist die Chance, dass Sie Ihr Geld sehen.

Ab wann ist eine Rechnung überfällig?

Entscheidend ist das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung. Haben Sie mit dem Kunden kein Zahlungsziel vereinbart, ist die Forderung mit Zugang der Rechnung sofort fällig. In Verzug gerät ein gewerblicher Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung — auch ohne Mahnung. Zwischen Unternehmen sind Zahlungsziele über 60 Tage nur in Ausnahmefällen wirksam.

Ab dem Tag des Verzugs laufen die Verzugszinsen. Ob Sie diese auf der Rechnung oder im Vertrag erwähnt haben, spielt dabei keine Rolle — der Anspruch ergibt sich direkt aus dem Gesetz.

Worauf Sie Anspruch haben

Zahlt ein Geschäftskunde zu spät, geht es nicht nur um die offene Summe. Von Gesetzes wegen stehen Ihnen zu:

• Verzugszinsen — im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen betragen sie 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Es handelt sich um einfache Zinsen (keine Zinseszinsen), die ab dem Tag nach Verzugseintritt laufen.

• Verzugspauschale — ist der Schuldner kein Verbraucher, können Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro je Forderung verlangen, ganz ohne Nachweis tatsächlicher Kosten. Weisen Sie darüber hinaus höhere Beitreibungskosten nach, wird die Pauschale darauf angerechnet.

Bei Rechnungen an Verbraucher gilt ein niedrigerer Zinssatz (5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz), und die 40-Euro-Pauschale entfällt.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

1. Rechnung prüfen. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung angekommen und korrekt ist. Oft hakt es nur an einem falschen Verwendungszweck oder einer falschen Kontonummer.

2. Mahnung senden. Die erste Mahnung ist meist freundlich — eine Erinnerung, dass die Rechnung überfällig ist. Reagiert der Kunde nicht, folgt eine deutlichere Mahnung, in der Sie Verzugszinsen und Pauschale bereits benennen.

3. Gerichtliches Mahnverfahren. Bleiben Mahnungen erfolglos, können Sie einen Mahnbescheid beantragen — ein schnelles und vergleichsweise günstiges Verfahren. Der Antrag läuft online über das automatisierte Mahnverfahren.

4. Klage. Legt der Schuldner Widerspruch ein, geht das Verfahren in ein gerichtliches Klageverfahren über.

Lassen Sie sich mit dem Eintreiben nicht zu viel Zeit: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Überfällige Rechnungen in MeineRechnungOnline bearbeiten

In MeineRechnungOnline sehen Sie überfällige Rechnungen auf einen Blick — in der Rechnungsübersicht filtern Sie einfach nach Status.

Ist eine Rechnung überfällig, senden Sie die Mahnung direkt aus der Anwendung. Eine vorbereitete Vorlage steht bereit, die Sie nur ausfüllen und versenden — den Mahnungstext müssen Sie also nicht jedes Mal neu schreiben.

So funktioniert es:

1. Klicken Sie bei der betreffenden Rechnung auf das Senden-Symbol.

2. Es öffnet sich das Mahnungsfenster — ergänzen Sie den Empfänger und passen Sie den Text bei Bedarf an.

3. Versenden Sie die Mahnung mit der Schaltfläche E-Mail senden.

Problemen vorbeugen, bevor sie entstehen

Das Fälligkeitsdatum legen Sie auf jeder Rechnung selbst fest — je nachdem, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben. Und damit Ihre Verzugsbedingungen schwarz auf weiß festgehalten sind, nutzen Sie beim Erstellen das Notizfeld: Hier können Sie zum Beispiel vermerken, dass bei verspäteter Zahlung Verzugszinsen oder eine Vertragsstrafe anfallen. Der Kunde sieht das direkt auf der Rechnung, Ihre Bedingungen sind von Anfang an dokumentiert und die zweite Mahnung überrascht niemanden.