Rechnung korrigieren: wann Sie sie einfach ändern und wann Sie stornieren müssen
Klären wir zuerst, worauf es ankommt: Es ist entscheidend, ob die Rechnung noch nur bei Ihnen liegt oder Ihr Kunde sie bereits hat.
Solange Sie die Rechnung nicht versendet haben, ändern Sie sie frei
Eine Rechnung, die Sie noch nirgendwo hingeschickt haben, ist nur Ihr Arbeitsdokument. Sie können Positionen, Beträge, Empfängerdaten und Daten beliebig ändern – oder sie löschen und neu erstellen. Solange die Rechnung weder gebucht noch versendet ist, brauchen Sie keine formelle Korrektur; Sie stellen sie einfach neu aus.
Rechnung schon versendet? So korrigieren Sie richtig
Sobald die Rechnung bei Ihrem Kunden ist, gehört sie nicht mehr nur Ihnen. Er hat sie womöglich schon verbucht, und wenn Sie sie ebenfalls erfasst haben, ist sie Teil Ihrer Unterlagen. Ab jetzt korrigieren Sie eine Rechnung nicht durch Überschreiben.
Stattdessen korrigieren Sie über ein eigenes Dokument. Dafür gibt es zwei Wege:
Stornorechnung: hebt die fehlerhafte Rechnung komplett auf. Danach stellen Sie eine neue, korrekte Rechnung mit eigener neuer Nummer aus. Bei bereits verbuchten Rechnungen ist das der übliche Weg.
Berichtigungsrechnung: korrigiert nur den fehlerhaften Teil.
Beide fasst man unter dem Begriff Rechnungskorrektur zusammen. In beiden Fällen gilt: Die Korrektur muss sich eindeutig auf Nummer und Datum der Originalrechnung beziehen, sonst ist sie steuerlich wertlos.
Ein Punkt, der schnell teuer wird: Weisen Sie auf einer Rechnung eine falsche oder zu hohe Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt – auch wenn er falsch ist –, bis Sie die Rechnung korrigieren. Berichtigen Sie solche Fehler deshalb zügig.
Rechnung korrigieren in MeineRechnungOnline
In der App folgt der Ablauf denselben Regeln – was Sie tun, hängt vom Zustand der Rechnung ab.
Ein Rechnungsentwurf
Eine noch nicht ausgestellte Rechnung öffnen Sie einfach und ändern, was nötig ist.
Eine bereits ausgestellte Rechnung
Das Bearbeiten einer bereits ausgestellten Rechnung ist Teil des Premium-Tarifs (und funktioniert auch in der Testphase). Im Mini-Tarif ist eine ausgestellte Rechnung nur zur Ansicht – nachträglich ändern lässt sie sich dort nicht.
Für die Korrektur erstellen Sie in MeineRechnungOnline eine Rechnungskorrektur, die sich auf die Originalrechnung bezieht. Geben Sie den Verweis auf die ursprüngliche Rechnung an, tragen Sie die Änderung ein (die zurückgegebenen Positionen oder den korrigierten Betrag) und ergänzen Sie den Grund. Anschließend speichern Sie das Dokument und laden es herunter oder versenden es.
Was auf eine Rechnungskorrektur gehört – mit fertiger Vorlage zum Ausfüllen online oder als PDF.
Kann ich eine bereits versendete Rechnung noch ändern?
Überschreiben sollten Sie sie nicht. Erstellen Sie stattdessen eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung), die sich auf die Originalrechnung bezieht, und stellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus. Die Originalrechnung bleibt in Ihren Unterlagen.
Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Berichtigungsrechnung?
Eine Stornorechnung hebt die fehlerhafte Rechnung komplett auf; danach schreiben Sie eine neue Rechnung. Eine Berichtigungsrechnung korrigiert nur den fehlerhaften Teil. Beide sind Formen der Rechnungskorrektur und müssen sich auf die Originalrechnung beziehen.
Darf ich die Korrektur „Gutschrift“ nennen?
Besser nicht. Seit 2013 bezeichnet „Gutschrift" im Steuerrecht eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Abrechnung. Für die Korrektur einer Rechnung verwenden Sie „Rechnungskorrektur", „Stornorechnung" oder „Korrekturrechnung" – sonst riskieren Sie Rückfragen vom Finanzamt.
Muss ich die Rechnungskorrektur meinem Kunden schicken?
Ja. Ihr Kunde braucht sie für seine Buchhaltung und muss seinen Vorsteuerabzug entsprechend anpassen. Der Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer macht die Zuordnung eindeutig.
Was passiert, wenn ich eine falsche Umsatzsteuer ausgewiesen habe?
Eine zu hoch oder zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer schulden Sie dem Finanzamt – auch wenn sie falsch ist –, bis Sie die Rechnung korrigieren. Berichtigen Sie den Fehler deshalb zügig.
Kann ich eine ausgestellte Rechnung im Mini-Tarif korrigieren?
Nein. Im Mini-Tarif ist eine ausgestellte Rechnung nur zur Ansicht. Zum Bearbeiten ausgestellter Rechnungen benötigen Sie Premium (funktioniert auch in der Testphase).
