Internes Kontrollsystem
Internes Kontrollsystem (IKS) ist ein Set aus einfachen Regeln und Abläufen, das Ihre Prozesse und Zahlen verlässlich macht. Es hilft, Fehler und Missbrauch zu vermeiden und sorgt für saubere Buchführung. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, Freigaben und regelmäßige Kontrollen.
Beispiel: Rechnungseingang
Eine Person bestellt, eine andere prüft Lieferung und Rechnung, und eine dritte gibt die Zahlung frei. Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden miteinander abgeglichen.
Ein IKS muss zum Unternehmen passen: schlank, aber wirksam. Es deckt sowohl vorbeugende Kontrollen (Freigaben), entdeckende Kontrollen (Abstimmungen) als auch korrigierende Schritte (Berichtigungen) ab. Es betrifft Geschäftsprozesse wie Einkauf, Verkauf oder Kasse und auch IT-Themen wie Zugriffe und Änderungen.
Typische Bausteine eines IKS sind:
- Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen und wichtigen Freigaben.
- Funktionstrennung zwischen Bestellung, Buchung und Zahlung.
- Verbindliche Prozesse und Checklisten für wiederkehrende Schritte.
- Beleg- und Nummernkreise, die Lücken und Doppelungen vermeiden.
- Regelmäßige Abstimmungen von Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Zugriffsbeschränkungen und Rechteverwaltung in Systemen.
- Protokollierung von Änderungen und periodische Stichproben.
- Kurze Dokumentation und Schulungen für alle Beteiligten.
Praktischer Start
Beginnen Sie mit den risikoreichsten Bereichen wie Zahlungen oder Kasse. Dokumentieren Sie kurz, wer was prüft, und testen Sie die Kontrollen regelmäßig.
Mit uns kann jeder problemlos Rechnungen stellen.Rechnung erstellen
