Interne Richtlinie

Interne Richtlinie ist eine schriftliche Vorgabe eines Unternehmens. Definiert Abläufe, Zuständigkeiten und Mindeststandards, damit alle im Alltag gleich vorgehen und weniger Fehler passieren.

Für Buchhaltung und Rechnungen legt sie fest, wie Belege erstellt, geprüft, freigegeben, bezahlt und archiviert werden. Sie bestimmt Rollen (z. B. wer prüft und wer bucht), Freigabegrenzen, Dokumentationspflichten und den Umgang mit Bargeld, Spesen und Korrekturen.

Was eine interne Richtlinie zur Rechnung und Buchhaltung typischerweise regelt:

• Zuständigkeiten, Vertretungen und das Vier-Augen-Prinzip
• Schritte vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlung
• Freigabeprozesse und klare Schwellen für zusätzliche Prüfungen
• Zahlungsziele, Skonti, Mahnwesen und Inkasso-Abläufe
• Umgang mit Gutschriften, Stornos und Korrekturrechnungen
• Belegpflicht, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
• Aufbewahrung und digitales Archiv, Zugriffsrechte und Datenschutz
• Kassenführung, Spesen, Firmenkarten und Reisekosten
• Notfallregeln bei Systemausfällen und Vertretungsfällen