Trends bei der Remote-Arbeit: Was funktioniert und worauf Sie achten müssen

Das hybride Modell als Standard

Reines Homeoffice und fünf Tage im Büro sind eher Extreme. Für kleine Unternehmen ist die Kombination meist am praktikabelsten: ein Teil der Woche zu Hause, ein Teil im Betrieb. Dieses Modell heißt hybrides Arbeiten.

Hybrides Arbeiten funktioniert, wenn vorher klar ist, was wo erledigt wird. Besprechungen, die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen und das Lösen von Problemen gelingen vor Ort besser. Konzentrierte Arbeit wie Schreiben, Analysen oder Buchhaltung geht zu Hause genauso gut. Wie Sie ein hybrides Modell Schritt für Schritt einführen, beschreibt der Artikel über das hybride Fernarbeitsmodell.

Was das Arbeitsrecht vom Arbeitgeber verlangt

In Deutschland gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Arbeitgeber können es aber auch nicht einseitig anordnen, denn die Wohnung ist geschützt. Grundlage ist deshalb immer eine Vereinbarung. Daraus ergeben sich drei Pflichten.

Vereinbarung und Modell festlegen

Regeln Sie Homeoffice im Arbeitsvertrag, in einer Zusatzvereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung. Wichtig ist die Unterscheidung: Bei Telearbeit richtet der Arbeitgeber einen festen Bildschirmarbeitsplatz in der Wohnung ein, dann gilt die Arbeitsstättenverordnung vollständig. Beim mobilen Arbeiten ohne festen Arbeitsplatz sind die Pflichten geringer, der Arbeitsschutz bleibt aber bestehen. Die meisten kleinen Betriebe vereinbaren heute mobiles Arbeiten.

Arbeitszeit erfassen

Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen. Das gilt auch im Homeoffice. Ein einfaches digitales Tool oder eine Tabelle reichen aus, solange Beginn, Ende und Pausen dokumentiert sind.

Kosten und Ausstattung

Aufwendungen für die Arbeit trägt grundsätzlich der Arbeitgeber, auch zu Hause. Üblich ist, dass der Betrieb Laptop und Software stellt. Eine pauschale Homeoffice-Zulage ohne Nachweis ist lohnsteuerpflichtig; steuerfrei erstatten lassen sich nur nachgewiesene Kosten wie ein anteiliger Internetanschluss.

Ergebnisse statt Arbeitsstunden

Wer seine Leute nicht am Schreibtisch sieht, muss nicht kontrollieren, ob der grüne Punkt im Chat leuchtet. Unternehmen, bei denen Remote-Arbeit funktioniert, bewerten die abgelieferte Arbeit: eingehaltene Fristen, Qualität und erledigte Aufgaben.

Konkret heißt das: Jeder weiß, was bis wann zu liefern ist. Der Stand der Arbeit ist in einem gemeinsamen Tool sichtbar, ob Trello, Asana oder eine geteilte Tabelle. Die Bewertung nach Ergebnissen ersetzt die Zeiterfassung aber nicht. Beides läuft parallel.

Weniger Meetings, mehr schriftliche Kommunikation

Ein weiterer Trend ist asynchrone Kommunikation. Niemand muss gleichzeitig online sein, weil Aufgaben, Entscheidungen und Abläufe dort stehen, wo alle sie finden. Ein Videocall wird nur für das angesetzt, was sich schriftlich nicht klären lässt.

Der Vorteil zeigt sich besonders im kleinen Team. Jeder arbeitet dann, wenn er sich am besten konzentrieren kann, und neue Kollegen finden selbst heraus, wie die Dinge laufen, statt alles nachzufragen.

Sicherheit außerhalb des Büros

Heim-WLAN, privater Laptop oder das Netz im Café bringen Firmendaten außerhalb des Firmennetzwerks. Die Grundlagen des Schutzes sind einfach: Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortmanager, regelmäßige Updates, verschlüsselte Festplatte und Backups. Mehr dazu im Artikel über die Fehler, die kleine Unternehmen bei der Cybersecurity machen. Beachten Sie auch, dass die DSGVO im Homeoffice uneingeschränkt gilt.

Künstliche Intelligenz als normales Arbeitswerkzeug

KI-Tools fassen heute Besprechungen zusammen, entwerfen E-Mails, übersetzen oder recherchieren. Für ein Team, das nicht in einem Büro sitzt, bedeutet das weniger Abtippen und Weiterreichen von Informationen.

Legen Sie vorher einfache Regeln fest: welche Tools das Team nutzen darf und was nicht hineingehört. Typischerweise sind das personenbezogene Daten von Kunden, Verträge oder interne Zahlen.

Team ohne Grenzen: Angestellte und Freelancer

Remote-Arbeit öffnet den Arbeitsmarkt über Ihre Stadt hinaus. Sie können jemanden in Leipzig einstellen, auch wenn der Betrieb in Köln sitzt. Viele kleine Unternehmen kombinieren zudem eigene Angestellte mit Freelancern auf Rechnung, etwa für Marketing, Grafik oder Webentwicklung.