Produktivitäts-Tipps für Unternehmer: Wie Sie konzentriert und effizient bleiben
Warum Konzentration für Unternehmer schwerer ist als für Angestellte
Ein Angestellter hat einen Chef, der Prioritäten setzt, und Kollegen, auf die sich die Arbeit verteilt. Sie haben beides nicht. Sie entscheiden selbst, was heute wichtig ist, und Sie müssen es dann auch selbst erledigen.
Dazu wechseln Sie an einem einzigen Tag zwischen völlig verschiedenen Rollen. Morgens verhandeln Sie mit einem Kunden, mittags kümmern Sie sich um eine Rechnung, nachmittags schreiben Sie ein Angebot. Jeder Wechsel kostet Energie, und es dauert eine Weile, bis Sie wieder im Tritt sind. Anders als bei Angestellten schlägt sich ein unkonzentrierter Tag bei Ihnen direkt im Einkommen nieder.
Planen Sie den Tag nach Energie, nicht nur nach Uhrzeit
Die meisten Menschen haben ihre beste Energie und schärfste Konzentration zu einer bestimmten Tageszeit — manche gleich früh am Morgen, andere erst gegen Abend. Finden Sie heraus, wann das bei Ihnen ist, und schützen Sie dieses Zeitfenster für die anspruchsvollste Aufgabe.
Der klassische Fehler ist, die besten zwei Stunden des Tages im Postfach zu verbringen. Auf Nachrichten zu antworten ist wichtig, aber das schaffen Sie auch mit halber Kraft. Ein anspruchsvolles Angebot oder eine Entscheidung über die Richtung Ihrer Firma nicht.
Arbeiten Sie in Blöcken und wechseln Sie nicht ständig die Aufgabe
Multitasking ist ein Mythos. Das Gehirn erledigt nicht wirklich zwei Dinge gleichzeitig, es springt nur schnell zwischen ihnen hin und her — und bei jedem Sprung verliert es Zeit und Genauigkeit.
Die Lösung ist, ähnliche Aufgaben in Blöcken zu bündeln. Alle Telefonate hintereinander. Die Rechnungsstellung an einem Nachmittag pro Woche. Kreative Arbeit in einem zusammenhängenden Abschnitt ohne Termine. Wenn Sie nicht ständig die Denkweise wechseln müssen, geht die Arbeit spürbar schneller.
Beispiel
Begrenzen Sie Ablenkungen, bevor sie entstehen
Der häufigste Dieb der Konzentration ist die Benachrichtigung. Jedes Signal reißt Sie aus der Aufgabe, und der Weg zurück dauert schnell mehrere Minuten. Schalten Sie Hinweise auf dem Handy und im Browser aus und legen Sie das Handy während konzentrierter Arbeit außer Reichweite.
Hinter Ablenkung steckt oft auch Prokrastination — wir schieben das auf, worauf wir keine Lust haben. Wenn Sie dieses Muster kennen, hilft Ihnen vielleicht unser Artikel dazu, wie Sie Prokrastination überwinden.
Wählen Sie eine Methode, die zu Ihnen passt
Es gibt Dutzende Methoden für das Zeitmanagement. Es bringt nichts, alle einzuführen — wählen Sie eine, testen Sie sie ein paar Wochen und behalten Sie, was funktioniert. Ein paar bewährte:
Pomodoro: Sie arbeiten 25 Minuten ohne Unterbrechung, dann fünf Minuten Pause. Nach vier Runden eine längere Pause. Gut, wenn Ihnen der Start schwerfällt.
Eat the Frog: Erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe gleich morgens als Erstes. Der Rest des Tages geht dann leichter von der Hand.
Eisenhower-Matrix: Sie sortieren Aufgaben danach, was wichtig und was nur dringend ist. Hilft, wenn Sie das Gefühl haben, den ganzen Tag Brände zu löschen und nichts fertigzubekommen.
Weg mit der Routine: delegieren und automatisieren
Viele Unternehmer verbringen Stunden pro Woche mit Tätigkeiten, die die Firma nicht voranbringen — sie müssen nur erledigt werden. Immer wieder dieselben Rechnungen schreiben, im Blick behalten, wer noch nicht bezahlt hat, Daten abtippen. Genau hier lässt sich am meisten Zeit zurückgewinnen.
Was sich wiederholt, lässt sich meist automatisieren. Wiederkehrende Rechnungen können Sie so einstellen, dass sie von selbst rausgehen. Zahlungserinnerungen für offene Rechnungen können automatisch verschickt werden, statt sie von Hand zu schreiben. Und bei allem, was sich nicht automatisieren lässt, fragen Sie sich, ob gerade Sie es tun müssen oder ob es sich delegieren lässt.
Erholung ist keine Belohnung, sondern Teil der Leistung
Konzentration entleert sich wie ein Akku. Ohne Pausen sinkt sie — Sie machen mehr Fehler und jede Aufgabe dauert länger. Eine kurze Pause nach jedem Block und ausreichend Schlaf sind kein Luxus, sondern die Voraussetzung dafür, am nächsten Tag wieder zu funktionieren.
Als Unternehmer haben Sie zudem keine festen Arbeitszeiten, deshalb ist es leicht, ständig zu arbeiten. Setzen Sie sich Grenzen — ein Ende des Arbeitstags, ein freier Tag pro Woche — und halten Sie sich genauso ernsthaft daran wie an Termine gegenüber Kunden. Auf lange Sicht ist das günstiger als ein Burnout.
Wie viele Stunden am Tag kann man sich überhaupt voll konzentrieren?
Bei den meisten Menschen sind es etwa drei bis vier Stunden wirklich konzentrierter Arbeit pro Tag. Der Rest des Tages gehört von Natur aus leichteren Aufgaben, Kommunikation und Erholung. Es bringt nichts, acht Stunden am Stück auf Hochtouren laufen zu wollen — so funktioniert es nicht.
Funktioniert Multitasking wenigstens bei einfachen Aufgaben?
Bis zu einem gewissen Grad ja — etwa einen Podcast beim Bügeln hören. Sobald aber beide Aufgaben Denken erfordern, sinken Tempo und Genauigkeit bei beiden. Bei Arbeit, auf die es ankommt, lohnt es sich immer, eine Sache richtig zu machen.
Welche Produktivitätsmethode ist für Unternehmer am besten?
Eine universell beste gibt es nicht. Einsteigern hilft oft Pomodoro wegen der Einfachheit, wer in Aufgaben ertrinkt, profitiert von der Eisenhower-Matrix. Testen Sie eine Methode ein paar Wochen und behalten Sie die, die zu Ihnen passt.
Wie bleibe ich im Homeoffice produktiv?
Ein getrennter Arbeitsplatz, ein fester Anfang und ein festes Ende des Arbeitstags und ausgeschaltete Benachrichtigungen während konzentrierter Arbeit helfen. Entscheidend ist, Arbeit und Zuhause zu trennen, damit sich beides nicht vermischt.
Lohnt es sich, Zeit in die Automatisierung der Verwaltung zu stecken?
Fast immer. Wenn Sie eine Tätigkeit jede Woche wiederholen, macht sich die Zeit für die Einrichtung innerhalb weniger Monate bezahlt. Rechnungsstellung und Erinnerungen gehören zu den Dingen, die sich am leichtesten automatisieren lassen.