Die in diesem Artikel vorgestellten Anwendungen helfen Unternehmern, ihre Zeit, Projekte und Teamkommunikation effektiv zu verwalten. Das Jahr 2025 bringt erweiterte Funktionen mit sich, die auf künstlicher Intelligenz basieren und die Planung, Automatisierung von Routineaufgaben und die tägliche Organisation erleichtern.
1. Todoist – Aufgaben unter Kontrolle
Todoist ist eine bewährte App zur Aufgabenplanung und Zeitverwaltung. Sie ermöglicht es, Projekte zu erstellen, Unteraufgaben hinzuzufügen, Prioritäten festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.
Die neue Version führt einen KI-Assistenten ein, der hilft, Aufgaben zu strukturieren, umzuformulieren oder Prioritäten vorzuschlagen.
Wichtige Funktionen:
Kostenlose Version: bis zu 300 aktive Aufgaben
Integration mit Google Calendar, Outlook und Dropbox
Zusammenarbeit mit bis zu 5 Nutzern in der kostenlosen Version
Todoist ist ideal für alle, die Klarheit und Einfachheit schätzen. Dank KI wird es zu einem persönlichen Assistenten, der bei der Priorisierung und täglichen Planung unterstützt.
2. Trello – Visuelles Projektmanagement
Trello ist eines der intuitivsten Tools für Projektmanagement. Es nutzt Boards und Spalten (Kanban-Boards), in denen Aufgaben verschoben, kommentiert und mit Anhängen ergänzt werden können.
Das integrierte Butler-Tool automatisiert wiederkehrende Aktionen, wie das Zuweisen von Aufgaben oder das Verschieben von Karten nach Fälligkeitsdatum. Zwar sind KI-Funktionen nicht im Kern enthalten, doch können Drittanbieter-Integrationen (z. B. ChatGPT für Kommentarzusammenfassungen oder Fristvorhersagen) die Möglichkeiten erweitern.
Wichtige Funktionen:
Kostenlose Version: bis zu 10 Boards, Anhänge bis 10 MB
Bezahlpläne: unbegrenzte Boards, Automatisierung, erweiterte Integrationen
Verfügbar für Web, Desktop und Mobilgeräte
💡 Tipp: Verbinden Sie Trello mit Slack, um Projekt-Updates direkt in Kommunikationskanälen zu erhalten.
Trello-Vorteile:
Klare visuelle Aufgabenstruktur
Prozessautomatisierung mit Butler
Integration mit über 200 Apps
Geeignet für kleine Teams oder Freelancer
3. Slack – Effiziente Teamkommunikation
Slack ist eine moderne Kommunikationsplattform, die E-Mails weitgehend ersetzt. Sie ermöglicht die Erstellung von Kanälen für Projekte, Abteilungen oder Kunden und das Teilen von Dateien in Echtzeit.
Im Jahr 2025 erweitert Slack seine nativen KI-Funktionen, die Diskussionen zusammenfassen, Besprechungsnotizen generieren, die Suche verbessern und Gesprächsübersichten erstellen können. Diese Tools sind Teil von Slack AI, das für Pro-, Business+- und Enterprise-Pläne verfügbar ist.
KI-Funktionen können auch durch Drittanbieter-Integrationen oder APIs erweitert werden – beispielsweise durch ChatGPT für automatisierte Antworten oder Gesprächsanalysen.
Wichtige Funktionen:
Kostenlose Version mit begrenztem Nachrichtenverlauf
Premium-Pläne: erweiterte Suche, mehr Speicher, Mehrpersonen-Anrufe
💡 Alternativen: Microsoft Teams (für große Unternehmen) oder Discord for Business (für kleinere Teams).
Regelmäßige Überprüfung der Benutzerberechtigungen wird empfohlen, da viele Sicherheitsprobleme durch falsch konfigurierte Zugriffe oder Integrationen entstehen.
4. Asana – Organisierte Teamarbeit
Asana unterstützt Teams bei der Planung, Organisation und Überwachung von Projekten. Aufgaben können nach Priorität, Frist oder Kalenderansicht sortiert werden; Kommentare und Dateianhänge sind ebenfalls möglich.
E-Mails lassen sich einfach in Aufgaben umwandeln, indem sie weitergeleitet werden. Das Workload-Modul zeigt die Arbeitsbelastung einzelner Teammitglieder, um Überlastungen zu vermeiden.
Wichtige Funktionen:
Integration mit Google Workspace, Slack und Trello
Mobile App für unterwegs
Erweiterte Projektberichte in den Bezahlversionen
💡 Empfehlung: Nutzen Sie die Workload-Funktion, um die Auslastung Ihres Teams zu überwachen und Aufgaben frühzeitig neu zu verteilen.
5. Notion – Alles an einem Ort
Notion kombiniert Notizen, Datenbanken, Wikis und Projektmanagement in einem einzigen Tool. Nutzer können individuelle Vorlagen erstellen, Seiten teilen und Projekte effizient organisieren.
Mit Notion AI lassen sich Texte, Zusammenfassungen, Gliederungen und Übersichten erstellen. Obwohl KI eine wertvolle Hilfe für Content-Erstellung und Datenorganisation bietet, benötigen die Ergebnisse oft eine abschließende menschliche Kontrolle.
Wichtige Funktionen:
Teilen von Seiten und Vorlagen
Kombination von Texten, Tabellen und Datenbanken auf einer Seite
KI-Unterstützung für Zusammenfassungen, Gliederungen und Strukturierung
💡 Tipp: Erstellen Sie ein persönliches Arbeits-Dashboard – Kalender, Aufgaben und Notizen übersichtlich auf einer Seite.
6. InvoiceOnline.com – Schnelles und sicheres Rechnungswesen
MeineRechnungOnline.de ist ein äußerst praktisches Tool für Unternehmer und Selbstständige. Es ermöglicht schnelles und sicheres Online-Rechnungswesen. Sobald die Rechnung ausgefüllt ist, steht das Dokument sofort als Adobe-PDF zum Download bereit.
Wichtige Funktionen:
Alle gängigen Dokumenttypen (inkl. Rechnungen mit und ohne MwSt.)
Sofortiger PDF-Download
Mehrsprachige und mehrwährungsfähige Unterstützung
Sichere und intuitive Online-Oberfläche
💡 Tipp: Gemeinnützige Organisationen können MeineRechnungOnline.de kostenlos nutzen.
Fazit
Die digitale Transformation schreitet weiter voran, und Produktivitätstools werden zunehmend miteinander vernetzt. Das Jahr 2025 steht im Zeichen von Automatisierung, KI-Unterstützung und App-Integrationen, die Unternehmern und kleinen Teams erheblich Zeit sparen.
Doch bleibt Disziplin die Grundlage des Erfolgs – keine App kann Sie allein retten, aber die richtige kann Ihren Weg deutlich erleichtern.
