Eine Rechnung mit Umsatzsteuer ist der Standardfall für alle Unternehmer in Deutschland, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Sie weist die Umsatzsteuer gesondert aus und berechtigt den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Damit das Finanzamt die Rechnung anerkennt, muss sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass Ihrem Kunden der Vorsteuerabzug verweigert wird.
Was muss eine Rechnung enthalten?
Die Pflichtangaben einer Rechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen – und Ihnen drohen Probleme bei einer Betriebsprüfung.
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Auf der Rechnung muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers angegeben sein. Ohne diese Angabe ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger gefährdet. Prüfen Sie bei ausländischen Geschäftspartnern die USt-IdNr. über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), um sicherzustellen, dass die Nummer gültig ist.
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum. Er bezeichnet den Tag, an dem Sie die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht haben – und bestimmt, in welchen Voranmeldezeitraum (Monat oder Quartal) die Rechnung fällt. Auf MeineRechnungOnline.de geben Sie das Leistungsdatum bei der Rechnungserstellung an, und das System berücksichtigt es automatisch.
Wann und warum wird eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt?
Eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis stellen Sie bei jedem steuerpflichtigen Umsatz aus – also immer, wenn Sie als Unternehmer Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen:
Standardverkauf von Waren oder Dienstleistungen – Die Rechnung dient als Zahlungsaufforderung und gleichzeitig als steuerlicher Beleg. Sie müssen sie innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung ausstellen.
Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung – Auf Basis der ausgestellten Rechnungen melden und zahlen Sie die Umsatzsteuer in Ihrer Voranmeldung. Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, sonst drohen Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Vorsteuerabzug für den Empfänger – Ihr Kunde (sofern ebenfalls Unternehmer) benötigt eine korrekt ausgestellte Rechnung, um die Vorsteuer geltend machen zu können.
Leistungen innerhalb der EU – Bei Lieferungen oder Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten stellen Sie eine Rechnung mit dem Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren aus – auch dann müssen die USt-IdNr. beider Seiten angegeben werden.
Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden ausstellen, der kein Unternehmer ist (z. B. eine Privatperson), weisen Sie die Umsatzsteuer genauso aus – nur kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Steuersatz und Steuerbetrag müssen auf der Rechnung immer angegeben werden, unabhängig davon, an wen Sie fakturieren.
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