Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument in Rechnungsform, das keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie dient dazu, den Wert einer Warensendung zu dokumentieren – vor allem für Zollzwecke bei Lieferungen in Nicht-EU-Länder, bei kostenlosen Mustersendungen oder als Vorabkopie bei Vorkasse-Geschäften. Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im steuerlichen Sinne und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Was muss eine Proforma-Rechnung enthalten?
Für die Proforma-Rechnung gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form – eben weil sie keine echte Rechnung ist. Damit der Empfänger aber weiß, was er wofür und wohin zahlen soll, sollte sie folgende Angaben enthalten:
#Nach Zahlungseingang auf Grundlage der Proforma-Rechnung stellen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung mit Verweis auf die Nummer der Proforma-Rechnung aus. So entsteht eine nachvollziehbare Belegkette: Proforma-Rechnung (Zahlungsaufforderung) → ordnungsgemäße Rechnung (steuerlicher Beleg).
Wann und warum wird eine Proforma-Rechnung verwendet?
Eine Proforma-Rechnung kommt immer dann zum Einsatz, wenn Sie vom Empfänger eine Vorauszahlung benötigen oder den Wert einer Sendung dokumentieren müssen:
Vorauszahlung für Waren oder Dienstleistungen – Sie möchten erst liefern, wenn das Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist. Die Proforma-Rechnung teilt dem Empfänger den genauen Betrag, die IBAN und den Verwendungszweck mit.
Internationaler Handel – Im Außenhandel ist die Proforma-Rechnung ein Standarddokument, auf dessen Grundlage der Empfänger im Voraus zahlt oder die Zollabwicklung vorbereitet. Sie wird häufig von Banken und Zollbehörden verlangt.
Neue Kunden oder Einzelaufträge – Bei Kunden ohne bekannte Zahlungshistorie stellt die Proforma-Rechnung sicher, dass die Zahlung erfolgt, bevor Sie mit der Leistung beginnen.
Preisangebot mit Zahlungsdaten – Die Proforma-Rechnung dient auch als formalisiertes Angebot, auf dessen Grundlage der Empfänger entscheidet, ob er den Auftrag durch Zahlung bestätigt.
Proforma-Rechnung vs. Abschlagsrechnung: Beide Dokumente dienen dazu, eine Zahlung vor der vollständigen Leistungserbringung anzufordern. Der Unterschied: Eine Proforma-Rechnung wird typischerweise über den gesamten Betrag ausgestellt – der Empfänger zahlt alles im Voraus, und Sie stellen danach eine ordnungsgemäße Rechnung aus. Eine Abschlagsrechnung fordert dagegen eine Teilzahlung für bereits erbrachte Leistungen, nach Projektabschluss folgt die Schlussrechnung mit Verrechnung. Wichtig: Die Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung mit Umsatzsteuerausweis – die Proforma-Rechnung nicht.
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