Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der voraussichtlich anfallenden Kosten für eine Leistung oder ein Projekt. Im Unterschied zum Angebot ist er in der Regel nicht verbindlich – die tatsächlichen Kosten können abweichen. Wird die geschätzte Summe jedoch wesentlich überschritten, muss der Unternehmer den Kunden unverzüglich informieren. Der Kunde hat dann das Recht, den Vertrag zu kündigen. Ein sorgfältig aufgeschlüsselter Kostenvoranschlag schafft Vertrauen und bildet eine solide Grundlage für die Auftragsvergabe.
Was muss ein Kostenvoranschlag enthalten?
Für einen Kostenvoranschlag gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Damit er aber als belastbare Kalkulationsgrundlage dient und professionell wirkt, sollte er folgende Angaben enthalten:
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Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich – anders als ein Angebot. Die tatsächlichen Kosten dürfen abweichen. Wird die geschätzte Summe jedoch wesentlich überschritten (in der Regel ab 15–25 %), müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren. Der Kunde hat dann das Recht, den Vertrag zu kündigen. Versäumen Sie die rechtzeitige Mitteilung, können Schadensersatzansprüche entstehen.
Wann und warum wird ein Kostenvoranschlag erstellt?
Ein Kostenvoranschlag gibt dem Kunden eine Orientierung über die zu erwartenden Kosten, ohne dass sich der Unternehmer bereits verbindlich an einen Festpreis bindet:
Handwerk und Bauleistungen – Bei Renovierungen, Reparaturen oder Bauprojekten weiß der Handwerker vorab oft nicht genau, welcher Aufwand tatsächlich entsteht. Der Kostenvoranschlag gibt dem Kunden eine realistische Einschätzung.
Kfz-Werkstätten – Vor einer Reparatur möchte der Kunde wissen, mit welchen Kosten er rechnen muss. Der Kostenvoranschlag listet Arbeitszeit, Ersatzteile und Materialkosten auf.
IT- und Softwareprojekte – Bei komplexen Entwicklungsprojekten lassen sich die Kosten oft erst im Laufe des Projekts genau beziffern. Ein Kostenvoranschlag schafft eine erste Planungsgrundlage.
Preisvergleich – Kunden holen häufig mehrere Kostenvoranschläge ein, um Leistungen und Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen, bevor sie einen Auftrag vergeben.
Vorstufe zum Angebot – Ist der Kunde mit dem Kostenvoranschlag zufrieden, kann ein verbindliches Angebot mit Festpreis folgen.
Kostenvoranschlag vs. Angebot: Der wesentliche Unterschied liegt in der Bindungswirkung. Ein Angebot ist verbindlich – nimmt der Kunde es an, gilt der genannte Preis. Ein Kostenvoranschlag ist nur eine Schätzung, die tatsächlichen Kosten können höher oder niedriger ausfallen. Außerdem ist ein Kostenvoranschlag im Regelfall kostenlos, während für aufwendige Kalkulationen eine gesonderte Vergütung vereinbart werden kann.
