Warum von Excel zur Online-Rechnung wechseln

Warum überhaupt Excel durch Online-Rechnungen ersetzen

Der Hauptunterschied liegt nicht in der Optik der Rechnung, sondern in der Automatisierung, die die Software für Sie übernimmt. Online-Rechnungen überwachen die Nummernfolge, versenden Rechnungen per E-Mail, erfassen Zahlungen, generieren wiederkehrende Rechnungen und Vorauszahlungen und speichern die Historie an einem zentralen Ort, der von überall zugänglich ist. Excel hingegen erfordert, dass Sie alles selbst überwachen — jede manuelle Operation bietet eine Gelegenheit für Fehler.

Vorbereitungen für den Wechsel

Eine gut vorbereitete Migration dauert eine Stunde, eine schlecht vorbereitete hingegen mehrere Tage mit Reklamationen. Bevor Sie den ersten Import starten, gehen Sie diese Liste durch:

1. Aktuelle Daten in Excel

Öffnen Sie Ihre Rechnungstabelle und überprüfen Sie, dass:

• alle Rechnungen logisch nummeriert sind,

• jede Rechnung ein Ausstellungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und den Zahlungsstatus enthält,

• die Adressen und Kontaktdaten der Kunden aktuell sind,

• keine Duplikate oder Testeinträge in der Tabelle vorhanden sind.

2. Kundendatenbank

Erstellen Sie eine separate Liste Ihrer Kunden mit vollständigen Rechnungsinformationen — Name, Adresse, Steueridentifikatoren, E-Mail für den Versand von Rechnungen und die Währung, in der Sie fakturieren. Diese Liste wird häufig zuerst importiert.

3. Katalog von Artikeln und Dienstleistungen

Wenn Sie regelmäßig dieselben Artikel fakturieren (Stundensatz, bestimmtes Produkt, Pauschale), bereiten Sie eine Übersicht mit den Bezeichnungen, Einzelpreisen und Steuersätzen vor. Im Online-Tool wird daraus ein Artikelkatalog, durch den Sie eine Rechnung mit drei Klicks ausstellen können.

4. Nummernfolge

Entscheiden Sie, wie Sie mit der Nummerierung fortfahren möchten. Die meisten Tools ermöglichen das Setzen der Startnummer sowie das Format der Reihe (z. B. Jahr-Folge). "Die Nummernfolge muss durchgehend und ununterbrochen sein — achten Sie darauf, nicht bei Eins zu beginnen, wenn Sie schon Rechnungen im laufenden Jahr ausgestellt haben. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Rechnungen am besten nummerieren, sehen Sie sich die Regeln und empfohlenen Formate an."

Wie man Daten in das Online-Tool überträgt

Beim Wechsel zur Online-Rechnung sollte man gleich damit rechnen, dass man die Ausgangsdaten im neuen System selbst einstellt — die meisten Online-Tools funktionieren so, dass Sie die Kunden und Artikel manuell eingeben oder nach und nach hinzufügen, wenn Sie auf sie im täglichen Geschäftsbetrieb stoßen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist dies in der Regel kein Hindernis, im Gegenteil — Sie bekommen so einen Überblick darüber, was sich im System befindet, und sorgen gleich am Anfang für Ordnung.

Empfohlen wird, die Daten in drei Phasen zu migrieren:

1. Zuerst die Kunden — durchgehen Sie die Rechnungshistorie und legen Sie im neuen Tool aktive Kunden an, mit denen Sie tatsächlich arbeiten. Inaktive Einträge müssen Sie überhaupt nicht übertragen.

2. Dann der Katalog der Artikel — sich wiederholende Dienstleistungen, Produkte und Sätze. So beschleunigen Sie die Ausstellung zukünftiger Rechnungen.

3. Erst zuletzt die historischen Rechnungen — und hier ist es meist nicht nötig, sie in das neue System zu übertragen. Für buchhalterische und Archivierungszwecke reicht es, die ursprünglichen PDFs oder den Zugang zum alten Tool zu behalten. Das neue System beginnen Sie "sauber" mit den ersten aktuell ausgestellten Rechnungen.

Worauf Sie achten sollten

Beim Übergang treten am häufigsten drei Probleme auf:

1. Inkompatible Datenformate. Wenn Sie in Excel Daten als Text oder Beträge mit Leerzeichen und Währungssymbolen haben, können sie beim Import nicht erkannt werden. Vor dem Hochladen sollten Sie die Daten bereinigen — Daten in ein echtes Datumsformat und Beträge in Zahlen ohne Leerzeichen und Währungssymbole umwandeln.

2. Steueridentifikatoren. Überprüfen Sie, dass bei allen Kunden die Steueridentifikatoren korrekt angegeben sind, gemäß den Regeln Ihres Landes. Online-Tools validieren oft deren Format und lehnen falsche Angaben ab.

3. Einstellungen der Steuersätze. Überprüfen Sie vor der Ausstellung der ersten endgültigen Rechnung die Einstellungen der Mehrwertsteuersätze (oder das Äquivalent in Ihrem Land), das Rundungs- und Währungseinstellungen. Ein falsch eingestellter Satz bedeutet spätere Korrekturdokumente.

Die erste Rechnung im Online-Tool

Wenn die Daten im System stehen, ist das Ausstellen der ersten Rechnung eine Sache von Minuten:

1. Wählen Sie den Kunden aus der Liste — alle Daten werden automatisch ausgefüllt.

2. Fügen Sie Artikel aus dem Katalog hinzu oder geben Sie einen Neuen ein.

3. Überprüfen Sie das Ausstellungsdatum, die Fälligkeit und die Zahlungsmethode.

4. Laden Sie eine Vorschau als PDF herunter und überprüfen Sie diese.

5. Versenden Sie die Rechnung per E-Mail direkt aus dem Tool — das System überwacht die Zustellung und mögliche Mahnungen.

Checkliste für den Wechsel von Excel zur Online-Rechnung

Bevor Sie die erste endgültige Rechnung ausstellen, überprüfen Sie:

• Ich habe die ursprünglichen Daten aus Excel an einem sicheren Ort gesichert

• Ich habe ein Rechnungstool ausgewählt und es in der Testversion ausprobiert

• Kunden sind mit vollständigen Rechnungsinformationen im System

• Der Katalog der Artikel enthält sich wiederholende Dienstleistungen und Produkte

• Die Nummernfolge setzt die letzte in Excel ausgestellte Rechnung fort

• Steuersätze, Währungen und Rundungen sind gemäß der Gesetzgebung meines Landes eingestellt

• Die Rechnungsvorlage enthält das Logo, Kontaktdaten und alle Pflichtangaben der Rechnung

• Ich habe eine Testrechnung ausgestellt und den PDF-Ausgabe überprüft

• Ich habe E-Mail-Benachrichtigungen für Zahlungen und Fälligkeiten eingerichtet

• Ich weiß, wie ich im Tool die Rechnungshistorie finde und Daten exportiere

Wenn Sie alle Punkte abgehakt haben, können Sie Excel beruhigt schließen. Und nach ein paar Wochen werden Sie feststellen, dass Sie es nicht mehr verwenden möchten.