KI in der Rechnungsstellung: Was in der Praxis funktioniert
Was künstliche Intelligenz in der Rechnungsstellung leistet
Klassische Rechnungssoftware arbeitet nach festen Regeln. Künstliche Intelligenz (KI) lernt zusätzlich aus Daten und kommt auch mit Sonderfällen zurecht, etwa mit einer Rechnung in ungewohntem Layout oder einer Zahlung ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
Dafür nutzt sie vor allem:
Texterkennung (OCR) mit maschinellem Lernen, die einen Scan oder ein PDF in Daten umwandelt,
maschinelles Lernen, das Muster in Zahlungs- und Belegdaten erkennt,
Sprachmodelle, die Texte schreiben und zusammenfassen.
Entscheidend ist, wo KI selbstständig arbeitet und wo sie nur einen Vorschlag zur Freigabe macht.
Fünf Bereiche, in denen KI schon heute funktioniert
Bereich |
Was KI macht |
Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|---|
Belegerfassung |
liest Rechnungen aus PDFs und Fotos aus |
Kontrolle der Zahlen |
Zahlungsabgleich |
ordnet Zahlungen Rechnungen zu |
Bestätigung unklarer Fälle |
Rechnungsprüfung |
erkennt Dubletten und geänderte Bankdaten |
Rückfrage beim Lieferanten |
Mahnwesen |
schätzt, wer zu spät zahlt |
Entscheidung über das weitere Vorgehen |
Texte und Auswertungen |
schreibt E-Mails, fasst Daten zusammen |
abschließende Prüfung |
Eingangsrechnungen auslesen
Sie laden eine Rechnung hoch und das System erfasst:
Lieferanten, Steuernummer oder USt-IdNr.,
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum,
Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag und IBAN.
Die KI lernt aus Ihren Korrekturen. Bei wiederkehrenden Lieferanten wird der manuelle Aufwand deshalb immer kleiner.
Prüfen Sie vor allem die Zahlen
- Leistungsdatum (wird oft mit dem Rechnungsdatum verwechselt)
- IBAN
- Umsatzsteuer bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen
Zahlungen abgleichen
KI ordnet eine Zahlung auch dann zu, wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck fehlt, eine Überweisung mehrere Rechnungen begleicht oder Bankgebühren abgezogen wurden. Sie vergleicht dabei Zahler, Betrag, Fälligkeit, Verwendungszweck und Zahlungshistorie. Eindeutige Fälle ordnet sie selbst zu, unklare legt sie Ihnen zur Freigabe vor.
Fehler und verdächtige Rechnungen erkennen
KI weist hin auf:
doppelte Rechnungen,
ungewöhnliche Beträge im Vergleich zur Historie des Lieferanten,
geänderte Bankverbindungen,
fehlende Pflichtangaben.
Geänderte Bankdaten sind ein typisches Zeichen für Rechnungsbetrug. Betrüger dringen in den E-Mail-Verkehr ein und schicken eine Rechnung mit eigener IBAN. Eine telefonische Rückfrage bei einem bekannten Ansprechpartner gehört deshalb zu den Grundregeln, um Rechnungen vor Betrug zu schützen.
KI erkennt die Änderung, prüft sie aber nicht
- Rufen Sie unter einer Nummer an, die Sie bereits kennen, nie unter der aus der verdächtigen E-Mail.
- Antworten Sie nicht auf die E-Mail, die die neue Bankverbindung mitteilt.
- Halten Sie die Zahlung bis zur Bestätigung zurück.
Mahnwesen und Zahlungsmoral
Aus der Zahlungshistorie erkennt KI, wer üblicherweise spät zahlt. Sie kann:
Zahlungserinnerungen zeitlich passend versenden,
den richtigen Ton wählen,
auf eine sich verschlechternde Zahlungsmoral hinweisen.
So behalten Sie Ihre Liquidität besser im Blick.
Texte und Auswertungen
Sprachmodelle schreiben eine Begleit-E-Mail oder Zahlungserinnerung, übersetzen Positionen für ausländische Kunden und zeigen, wer Ihnen am meisten schuldet.
Beispiel aus der Praxis
Wo KI an Grenzen stößt
Schlechte Vorlagen: unscharfe Fotos oder handschriftliche Rechnungen erhöhen die Fehlerquote.
Steuerliche Beurteilung: KI liest den Steuersatz aus, erkennt aber nicht zuverlässig, ob er stimmt oder ob das Reverse-Charge-Verfahren gilt.
Erfundene Antworten: allgemeine Chatbots nennen mitunter Regeln, die es nicht gibt. Steuerliche Fragen klären Sie mit offiziellen Quellen oder Ihrer Steuerberatung.
Datenschutz: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Prüfen Sie vor dem Hochladen in ein öffentliches Tool, wie es mit den Daten umgeht.
Am genauesten arbeitet KI mit der E-Rechnung. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten die Daten in strukturierter Form nach der Norm EN 16931, sie müssen also nicht aus einem Bild gelesen werden. Eine PDF-Rechnung gilt dagegen nicht als E-Rechnung.
E-Rechnungspflicht in Deutschland
Fristen, Formate und Ausnahmen fasst unser Überblick zur E-Rechnung in Deutschland zusammen.
Verantwortlich sind Sie, nicht die KI
Das Steuerrecht unterscheidet nicht danach, mit welchem Werkzeug eine Rechnung entstanden ist:
für die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz und den Vorsteuerabzug sind Sie verantwortlich,
bei jeder Rechnung müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein,
E-Rechnungen werden elektronisch archiviert,
Rechnungen bewahren Sie als Buchungsbelege 8 Jahre auf.
Für den Einsatz von KI im Unternehmen gilt außerdem die europäische KI-Verordnung. Bei Rechnungstools betrifft sie vor allem die sogenannte KI-Kompetenz, also das Grundverständnis, wie ein Tool arbeitet und wo es Fehler macht. Weitere Pflichten erklärt der Beitrag AI Act in der Praxis.
KI in 4 Schritten einführen
Wählen Sie einen Bereich, in dem Sie am meisten Zeit verlieren (meist Belegerfassung oder Zahlungsabgleich).
Legen Sie Prüfregeln fest: was das System allein darf und was Sie freigeben.
Prüfen Sie den Umgang mit Daten: Speicherort, Zugriffe, Archivierung.
Werten Sie nach einigen Monaten aus: Anzahl der Korrekturen und eingesparte Zeit.
FAQ:
Kann KI Rechnungen selbst ausstellen?
Sie kann einen Rechnungsentwurf aus Auftrag oder Vertrag erstellen. Für die Richtigkeit der Pflichtangaben sind aber Sie verantwortlich. Prüfen Sie die Rechnung vor dem Versand.
Ist eine mit KI verarbeitete Rechnung gültig?
Ja, wenn sie alle Pflichtangaben enthält und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Das verwendete Tool spielt dafür keine Rolle.
Darf ich Rechnungen in einen öffentlichen Chatbot hochladen?
Das ist riskant, denn Rechnungen enthalten personenbezogene und geschäftliche Daten. Sicherer ist KI, die direkt in Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware integriert ist.
Ersetzt KI die Steuerberatung?
Nein. Sie beschleunigt Erfassung und Abgleich, die steuerliche Beurteilung und die Verantwortung bleiben beim Menschen.
Brauche ich für die KI-Belegerfassung E-Rechnungen?
Nein, KI liest auch Scans und Fotos. Mit strukturierten E-Rechnungen entstehen aber deutlich weniger Fehler.
