Pflichtangaben auf einer Gutschrift mit Mehrwertsteuer
Damit eine Mehrwertsteuer-Gutschrift korrekt und nachvollziehbar ist, sollten folgende Angaben enthalten sein:
Name und Anschrift des Ausstellers – z. B. des Kunden oder Rechnungsempfängers.
Name und Anschrift des ursprünglichen Leistungserbringers – z. B. des Lieferanten.
Datum der Gutschrift – Tag der Ausstellung.
Gutschriftsnummer – eindeutig und fortlaufend.
Bezug auf die ursprüngliche Rechnung – mit Rechnungsnummer und Datum.
Beschreibung der Korrektur – z. B. retournierte Ware, Preisnachlass.
Beträge und Umsatzsteuer – Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag.
Ausgewiesener Steuersatz – z. B. 19 % oder 7 %.
Empfohlene zusätzliche Angaben
Zur besseren Übersicht und internen Dokumentation sind folgende Punkte hilfreich:
Grund der Gutschrift – z. B. „Stornierung Auftrag“, „Rücksendung“, „Preisnachlass“.
Zahlungsinformationen – IBAN, BIC, falls eine Rücküberweisung erfolgt.
Vermerk über die Verrechnung – z. B. „Wird mit nächster Rechnung verrechnet“.
Kontaktperson für Rückfragen – im Fall von Unklarheiten.
Gutschriftsvermerk statt „Rechnung“ – zur klaren Abgrenzung im Dokument.
Praxistipps für den Umgang mit Gutschriften
Kennzeichne das Dokument klar als „Gutschrift“, nicht als Rechnung oder Korrekturbeleg.
Beziehe dich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung, um Missverständnisse zu vermeiden.
Vermeide doppelte Steuerbeträge, indem du die Beträge exakt spiegelst.
Stimme dich bei Unsicherheiten mit der Buchhaltung ab, besonders bei hohen Beträgen.
Archiviere Gutschriften wie reguläre Rechnungen, auch wenn sie negativ sind – sie sind buchhalterisch relevant.
Wann wird eine Mehrwertsteuer-Gutschrift verwendet?
Diese Form der Gutschrift wird typischerweise verwendet, wenn:
eine bereits gestellte Rechnung ganz oder teilweise storniert wird,
Waren zurückgesendet oder Dienstleistungen nicht vollständig erbracht wurden,
nachträgliche Preisnachlässe oder Rabatte gewährt werden,
eine Verrechnung mit anderen Forderungen geplant ist,
und wenn dabei bereits Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde, die nun rückgängig gemacht wird.