Nummerierungen von Rechnungen und Ausgaben
MeineRechnungOnline.de füllt die Dokumentnummer automatisch anhand der aktuellen Zahlenfolge aus. Die Nummerierung ist für jeden Dokumenttyp getrennt eingerichtet, sodass Rechnungen, Ausgaben und Proforma-Rechnungen jeweils eine eigene, unabhängige Zahlenfolge haben.
Wie funktioniert die Nummerierung von Dokumenten?
In der App sind die Dokumente in zwei Gruppen aufgeteilt. Zu den Steuerdokumenten gehören Rechnungen und Ausgaben. Die Proforma-Rechnung zählt zu den sonstigen Dokumenten – sie ist kein Steuerdokument und hat deshalb eine eigene Nummerierung, getrennt von den Rechnungen.
Nummer beim Ausstellen schnell ändern
Wenn Sie bei einem bestimmten Dokument eine andere Nummer als die vorgeschlagene verwenden möchten, überschreiben Sie das Feld mit der Dokumentnummer. Die App fragt, ob Sie die Nummer einmalig verwenden oder die Einstellungen ändern möchten.
Zahlenfolgen im Bereich „Mein Konto" einstellen
Das Nummerierungsformat ändern Sie auch außerhalb der Dokumenterstellung. Gehen Sie in den Bereich Mein Konto und wählen Sie Zahlenfolgen. Die Einstellungen sind in drei Reiter unterteilt – Rechnungen, Ausgaben und Proforma-Rechnungen –, sodass Sie jede Zahlenfolge getrennt einstellen.
Bei jeder Zahlenfolge wählen Sie aus drei vordefinierten Formaten oder erstellen ein eigenes.
Abkürzungen für die Erstellung von Zahlenfolgen
Das Nummerierungsformat setzen Sie aus Variablen zusammen:
{YYYY} oder {YY} – das aktuelle Jahr (YYYY = 2026, YY = 26)
{MM} – der aktuelle Monat
{NNNN} – der fortlaufende Zähler mit führenden Nullen; die Anzahl der Nullen passen Sie über die Anzahl der Buchstaben N an (z. B. {NN} für eine zweistellige Nummer)
Vordefinierte Formate
Format 1 – Jahr, Monat und Nummer: {YYYY}{MM}{NNNN}. Die erste Rechnung im April 2026 erhält die Nummer 2026040001.
Format 2 – Jahr und Nummer: {YYYY}{NNNN}. Die erste Rechnung des Jahres 2026 erhält die Nummer 20260001.
Format 3 – Nur fortlaufende Nummer: {NNNN}. Auf die Rechnung 0001 folgt 0002.
Eigenes Nummerierungsformat erstellen
Wenn keines der vordefinierten Formate passt, setzen Sie aus den obigen Abkürzungen und beliebigem Text Ihr eigenes zusammen:
{YYYY}/{NN} → das erste Dokument des Jahres 2026 lautet 2026/01
AR{YYYY}/{MM}/{NN} → die erste ausgestellte Rechnung im April 2026 lautet AR2026/04/01
Die fortlaufende Nummer passen Sie bei jedem Format im Feld Fortlaufende Nummer an.
Speichern und Jahreswechsel
Nach dem Anpassen des Formats klicken Sie auf Speichern und können sofort mit der Rechnungsstellung beginnen.
Brauchen Sie Hilfe bei der Einrichtung? Schreiben Sie uns an [email protected].
Haben Rechnungen und Proforma-Rechnungen dieselbe Nummerierung?
Nein. Jeder Dokumenttyp hat eine eigene, unabhängige Zahlenfolge – Rechnungen, Ausgaben und Proforma-Rechnungen stellen Sie getrennt ein.
Warum haben Proforma-Rechnungen eine eigene Zahlenfolge?
Eine Proforma-Rechnung ist kein Steuerdokument und wird deshalb getrennt von Rechnungen und Ausgaben nummeriert.
Wo stelle ich die Zahlenfolgen ein?
Unter Mein Konto → Zahlenfolgen oder direkt beim Ausstellen eines Dokuments, indem Sie das Nummernfeld überschreiben.
Kann ich der Dokumentnummer Text hinzufügen?
Ja. Sie geben beliebigen Text in das Format ein, zum Beispiel AR oder PF vor den Variablen.
Was passiert mit der Nummerierung zum Jahreswechsel?
Bei Formaten mit Jahresvariable aktualisiert die App automatisch das Jahr und nummeriert nach dem eingestellten Format weiter.
Was, wenn ich eine bereits vergebene Nummer eingebe?
Die App zeigt eine Warnung vor Duplikaten an, damit Sie nicht zwei Dokumente mit derselben Nummer ausstellen.
