Pflichtangaben auf einer Rechnung mit Umsatzsteuer
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers – vollständige Firmenbezeichnung und Geschäftsadresse.
Name und Anschrift des Leistungsempfängers – also des Kunden bzw. Rechnungsempfängers.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – mindestens eine dieser Angaben ist erforderlich.
Rechnungsdatum – Tag der Ausstellung der Rechnung.
Fortlaufende Rechnungsnummer – zur eindeutigen Identifikation.
Leistungsbeschreibung – Art und Umfang der Leistung oder Lieferung.
Leistungsdatum – Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (falls abweichend vom Rechnungsdatum).
Entgelt und Umsatzsteuerbetrag – Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme.
Angewendeter Umsatzsteuersatz – z. B. 19 % oder 7 %.
Empfohlene Angaben für mehr Übersicht und Klarheit
Neben den gesetzlichen Vorgaben empfiehlt es sich, auch folgende zusätzliche Angaben auf der Rechnung zu vermerken:
Zahlungsziel – z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.
Bankverbindung – IBAN, BIC und Bankname.
Kundennummer und Auftragsreferenz – zur besseren Zuordnung.
Hinweis auf AGB oder Eigentumsvorbehalt – wenn gewünscht.
Kontaktinformationen – Telefon, E-Mail für Rückfragen.
Tipps aus der Praxis
Nutzen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer – das erleichtert die Buchhaltung und vermeidet doppelte Nummern.
Prüfen Sie den korrekten Umsatzsteuersatz – gerade bei Mischleistungen oder Ausnahmen wichtig.
Speichern Sie die Rechnung digital und revisionssicher – z. B. als PDF mit Zeitstempel.
Verweisen Sie bei Skonto oder Teilzahlungen klar auf die Konditionen.
Achten Sie auf Lesbarkeit und klare Struktur – das erleichtert die Verarbeitung auf Kundenseite.
Wann wird eine Rechnung mit Umsatzsteuer verwendet?
Eine Rechnung mit Umsatzsteuer ist immer erforderlich, wenn:
der Rechnungsaussteller zum Regelbesteuerungsverfahren gehört,
die Leistung oder Lieferung nicht steuerfrei ist (z. B. keine Ausfuhrlieferung oder Kleinunternehmerregelung greift),
der Empfänger der Leistung ein Unternehmen oder Freiberufler ist und die Vorsteuer geltend machen möchte.
Diese Rechnung ist im Geschäftsverkehr in Deutschland Standard.