Pflichtangaben auf einer Proforma-Rechnung

Auch wenn sie rechtlich nicht bindend ist, sollte eine Proforma-Rechnung folgende Angaben enthalten, um vollständig und aussagekräftig zu sein:

  • Name und Anschrift des Ausstellers – wer die Leistung oder Lieferung anbieten möchte.

  • Name und Anschrift des Empfängers – für wen die Proforma-Rechnung bestimmt ist.

  • Ausstellungsdatum – Tag der Erstellung.

  • Proforma-Rechnungsnummer – zur internen Referenz.

  • Klare Bezeichnung als „Proforma-Rechnung“ – zur Abgrenzung von echten Rechnungen.

  • Beschreibung der angebotenen Leistung oder Ware – inkl. Menge, Einheit, Preis.

  • Gesamtbetrag (ggf. mit Hinweis auf enthaltene oder nicht enthaltene Steuer) – als Orientierung.

Empfohlene zusätzliche Angaben

Für mehr Transparenz und besseren Kundenkontakt empfiehlt sich:

  • Hinweis auf den unverbindlichen Charakter – z. B. „Dieses Dokument dient nur zur Vorabinformation und stellt keine Zahlungsaufforderung dar.“

  • Referenz auf ein Angebot oder eine Anfrage – z. B. „basierend auf Ihrer Anfrage vom...“

  • Gültigkeitsdauer des Angebots – z. B. „gültig bis...“

  • Zahlungs- und Lieferbedingungen – optional und als Orientierung.

  • Kontaktperson für Rückfragen – inkl. E-Mail oder Telefon.

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Praxistipps für den Einsatz von Proforma-Rechnungen

  • Nutze ein eigenes Layout oder kennzeichne das Dokument deutlich als „Proforma“, um Missverständnisse zu vermeiden.

  • Stelle sicher, dass keine buchhalterische Erfassung erfolgt, da es sich nicht um einen Zahlungsbeleg handelt.

  • Nutze sie als Vorlage für spätere Rechnungen – mit denselben Positionen und Beträgen.

  • Im internationalen Handel kann eine Proforma-Rechnung z. B. für Akkreditive oder Zollzwecke unverzichtbar sein.

Wann wird eine Proforma-Rechnung verwendet?

Proforma-Rechnungen finden Anwendung, wenn:

  • ein Kunde vorab eine Preis- oder Leistungsübersicht wünscht,

  • eine Zollabwicklung vorbereitet wird (z. B. bei Exporten außerhalb der EU),

  • Angebote konkretisiert oder Bestellungen angekündigt werden,

  • interne Genehmigungen oder Budgets vorliegen müssen, bevor es zu einem Auftrag kommt.

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Sie dient zur Kommunikation, nicht zur Buchung.