Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung darüber, dass eine Zahlung oder Leistung empfangen wurde. Sie dient als Beweis für den Zahlenden, dass er seine Schuld erfüllt hat. Der Zahlungsempfänger ist auf Verlangen gesetzlich verpflichtet, eine Quittung auszustellen. Besonders bei Barzahlungen ist sie oft der einzige Nachweis über die Transaktion – und damit unverzichtbar für eine saubere Buchführung.
Was muss eine Quittung enthalten?
Eine Quittung unterliegt dem Schriftformgebot und muss vom Zahlungsempfänger eigenhändig unterschrieben werden. Damit sie rechtsgültig ist und auch steuerlich als Beleg anerkannt wird, sollte sie folgende Angaben enthalten:
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Eine Quittung ohne eigenhändige Unterschrift des Zahlungsempfängers ist nicht rechtsgültig. Ebenso wichtig: Geben Sie den Betrag immer in Zahlen und in Worten an. So verhindern Sie, dass der Betrag nachträglich verändert wird. Bei Beträgen über 250 Euro müssen zusätzlich Name und Anschrift des Zahlenden angegeben werden.
Wann und warum wird eine Quittung ausgestellt?
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung tatsächlich stattgefunden hat. Sie ist in folgenden Situationen besonders wichtig:
Barzahlungen – Bei Bargeschäften gibt es keinen Kontoauszug als Beleg. Die Quittung ist dann der einzige Nachweis, dass die Zahlung erfolgt ist.
Handwerkerleistungen vor Ort – Wenn ein Handwerker nach getaner Arbeit sofort bar bezahlt wird, dient die Quittung als Beleg für den Kunden und für die Buchhaltung des Betriebs.
Kautionen und Anzahlungen – Bei der Übergabe von Mietkautionen oder Vorauszahlungen dokumentiert die Quittung, dass der Betrag tatsächlich beim Empfänger eingegangen ist.
Privatverkäufe – Auch bei Geschäften zwischen Privatpersonen empfiehlt sich eine Quittung als Nachweis für beide Seiten.
Steuerlicher Nachweis – Quittungen dienen als Belege für das Finanzamt. Ohne ordnungsgemäße Quittung kann das Finanzamt eine Betriebsausgabe unter Umständen nicht anerkennen.
Quittung vs. Rechnung: Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf – eine Quittung bestätigt, dass die Zahlung bereits erfolgt ist. Beide Dokumente haben also unterschiedliche Funktionen. Eine Rechnung kann jedoch zur Quittung werden, wenn sie mit dem Vermerk „Betrag dankend erhalten am [Datum]" versehen und vom Zahlungsempfänger unterschrieben wird. Quittungen müssen in Deutschland acht Jahre aufbewahrt werden.
