Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung
Auch eine Abschlagsrechnung muss alle wichtigen Angaben enthalten, damit sie vollständig und nachvollziehbar ist:
Name und Anschrift des Rechnungsstellers – vollständige Firmendaten.
Name und Anschrift des Kunden – an wen die Rechnung gerichtet ist.
Rechnungsdatum – Ausstellungsdatum der Abschlagsrechnung.
Rechnungsnummer – eindeutig und fortlaufend.
Leistungsbeschreibung – klarer Hinweis, dass es sich um eine Teil- oder Abschlagszahlung handelt, inkl. Beschreibung der bisherigen Leistungen.
Datum oder Zeitraum der Leistung – z. B. Bauabschnitt, Projektphase etc.
Rechnungsbetrag (ggf. mit MwSt.) – der geforderte Teilbetrag.
Hinweis auf spätere Endabrechnung – z. B. „Die Schlussrechnung folgt nach Fertigstellung des Gesamtprojekts.“
Empfohlene Zusatzangaben
Diese Angaben erhöhen die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnung:
Referenz zum Gesamtauftrag – z. B. Projektname oder Angebotsnummer.
Auflistung der bisherigen Zahlungen (falls vorhanden) – inkl. verrechneter Beträge.
Bankverbindung – für die Überweisung.
Zahlungsziel – z. B. „zahlbar innerhalb von 7 Tagen“.
Kontaktperson bei Rückfragen – hilfreich bei größeren Projekten.
Praxistipps für Abschlagsrechnungen
Kennzeichne die Rechnung eindeutig als „Abschlagsrechnung“, um Verwechslungen mit Endabrechnungen zu vermeiden.
Dokumentiere genau, worauf sich der Teilbetrag bezieht – z. B. Leistungszeitraum, Teilschritte.
Führe den Gesamtauftrag stets als Referenz an, besonders bei mehreren Abschlagsrechnungen.
Nutze dieselbe Struktur wie bei der späteren Schlussrechnung, das erleichtert die Kontrolle.
Behalte den Überblick über bereits gestellte Teilbeträge, um Differenzen bei der Endrechnung zu vermeiden.
Wann wird eine Abschlagsrechnung verwendet?
Abschlagsrechnungen kommen zum Einsatz, wenn:
ein Projekt oder eine Lieferung über längere Zeit läuft,
der Dienstleister oder Lieferant Zwischenzahlungen anfordert,
mehrere Phasen oder Etappen abgerechnet werden (z. B. Bauwesen, Agenturarbeit, Softwareentwicklung),
Liquidität während des Projektverlaufs gesichert werden soll.
Diese Rechnungsform ist ideal, um Aufwand frühzeitig zu honorieren.