Grundlagen der Automatisierung für kleine Firmen
Warum überhaupt mit der Automatisierung beginnen?
Die Automatisierung geht nicht darum, Menschen durch Technologie zu ersetzen, sondern um die systematische Beseitigung von Routineaufgaben. Dabei handelt es sich typischerweise um wiederkehrende Tätigkeiten mit klaren Regeln, die keine fachkundigen Entscheidungen erfordern.
Der Zweck der Automatisierung besteht darin, die kognitive Belastung zu verringern und die Zuverlässigkeit der Prozesse zu erhöhen.
Was zuerst automatisieren?
Nicht alles lohnt sich sofort zu automatisieren. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die drei Kriterien erfüllen: sie wiederholen sich regelmäßig, haben einen klaren Ablauf und beanspruchen beträchtliche Zeit.
Benachrichtigungen und Erinnerungen – automatische Erinnerung an Kunden über bevorstehende Rechnungsfälligkeit oder interne Benachrichtigung über Liefertermine.
Antworten auf Anfragen – automatische Antworten auf häufig gestellte Kundenanfragen (Bestellbestätigungen, Informationen zur Lieferung).
Datenübertragung zwischen Anwendungen – ein neuer Kontakt aus einem Formular wird automatisch in das CRM oder eine Tabelle gesichert. Eingegangene Rechnungen werden in das Buchhaltungssystem erfasst.
Rechnungsstellung – regelmäßige Ausstellung von Rechnungen für wiederkehrende Dienstleistungen oder automatischer Versand von Zahlungserinnerungen.
Praxisbeispiel:
Eine Marketingagentur verbrachte wöchentlich 5 Stunden mit dem manuellen Abschreiben von Anfragen aus dem Web in eine Tabelle und dem Versenden von Bestätigungs-E-Mails. Nach der Einführung der Automatisierung reduzierte sich dieser Aufwand auf null – das System erledigt alles selbstständig.
Wie wählt man das richtige Werkzeug aus?
Sie müssen nicht sofort in teure Software investieren. Gehen Sie in diesen Schritten vor:
Kartieren Sie, was Sie bereits haben – Untersuchen Sie die Werkzeuge, die Sie verwenden. Viele Anwendungen (Buchhaltungsprogramme, CRM, E-Mail-Dienste) verfügen über eingebaute Automatisierungen. Diese müssen einfach in den Einstellungen aktiviert werden.
Probieren Sie No-Code-Plattformen aus – Wenn Sie mehrere Anwendungen verbinden müssen, greifen Sie zu Tools wie Make oder Zapier. Beide Plattformen arbeiten nach dem Prinzip „wenn dies passiert, tue jenes“ und bieten kostenlose Versionen für den Einstieg.
Beginnen Sie mit einer Automatisierung – Wählen Sie eine bestimmte Aufgabe aus, die Sie am meisten aufhält, und automatisieren Sie diese. Erst wenn Sie Ergebnisse sehen, erweitern Sie den Einsatz.
Make vs. Zapier:
Zapier ist intuitiver für absolute Anfänger. Make bietet fortgeschrittenere Optionen und niedrigere Kosten. Beide Plattformen haben kostenlose Tarife – probieren Sie beide aus und wählen Sie diejenige, die Ihnen am besten passt.
Wie starten Sie ohne Programmierung?
Moderne Automatisierungstools erfordern keine Programmierkenntnisse. Sie arbeiten mit einer visuellen Oberfläche, in der Sie Blöcke mit der Maus ziehen und verbinden. Der gesamte Prozess sieht so aus:
Wählen Sie einen Trigger – was die Automatisierung auslösen soll (neue E-Mail, ausgefülltes Formular, bestimmte Zeit).
Definieren Sie die Aktion – was geschehen soll (Nachricht senden, Eintrag erstellen, Tabelle aktualisieren).
Testen und starten Sie – Vergewissern Sie sich, dass alles korrekt funktioniert, und lassen Sie die Automatisierung laufen.
Für grundlegende Automatisierungen in Zapier benötigen Sie ein bis zwei Stunden. Make erfordert etwas mehr Verständnis, bietet jedoch größere Flexibilität.
Häufige Fehler bei der Einführung von Automatisierungen
Automatisierung eines unklaren oder chaotischen Prozesses,
Der Versuch, alles auf einmal zu automatisieren,
das Fehlen einer Überprüfung der Ergebnisse in der Anfangsphase,
die Auswahl eines zu komplexen Werkzeugs ohne wirklichen Bedarf.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung
1. Wie viel kostet die Automatisierung für ein kleines Unternehmen? Grundlegende Automatisierungen können kostenlos gestartet werden. Make und Zapier bieten kostenlose Tarife. Bezahlte Versionen beginnen bei etwa 9–20 € pro Monat, abhängig von der Nutzung.
2. Benötige ich einen IT-Spezialisten für die Automatisierung? Nein. No-Code-Tools sind so konzipiert, dass sie auch ohne technische Ausbildung beherrscht werden können. Sie arbeiten mit einer visuellen Oberfläche, in der Sie Blöcke mit der Maus verbinden.
3. Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht? Alle Tools ermöglichen es, Benachrichtigungen über Fehler einzurichten. Wir empfehlen, neue Automatisierungen zuerst gründlich mit Musterdaten zu testen.
4. Kann man die Rechnungsstellung automatisieren? Ja. Mit No-Code-Tools wie Make oder Zapier können Sie verschiedene Anwendungen verbinden und automatisierte Szenarien erstellen – wie z.B. die automatische Ausstellung einer Rechnung nach Eingang einer Bestellung oder eine Erinnerung an eine bevorstehende Fälligkeit.
5. Wie erkenne ich, ob sich die Automatisierung lohnt? Berechnen Sie, wie viel Zeit Sie monatlich für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Multiplizieren Sie diese mit Ihrem Stundensatz. Wenn der Betrag die Kosten für die Automatisierung übersteigt, lohnt es sich.
6. Welche Aufgaben können nicht automatisiert werden? Aufgaben, die kreative Entscheidungen, Kundenverhandlungen oder die Lösung von nicht-standardisierten Situationen erfordern. Automatisierung ist ideal für routinemäßige, wiederkehrende Tätigkeiten.
7. Wie lange dauert es, die erste Automatisierung einzurichten? Eine einfache Automatisierung (z.B. das Übertragen von Daten aus einem Formular in eine Tabelle) kann in 15–30 Minuten eingerichtet werden. Komplexere Szenarien können mehrere Stunden in Anspruch nehmen.