Kontakte mit MeineRechnungOnline verwalten
Wo Sie die Kontaktverwaltung finden
Den Bereich Kontakte finden Sie nach dem Anmelden im oberen Menü, unabhängig davon, welchen Tarif Sie nutzen.
Neuen Kontakt hinzufügen
Ein Kontakt wird in MeineRechnungOnline auf zwei Arten gespeichert:
Automatisch — wenn Sie einem neuen Kunden eine Rechnung ausstellen, werden seine Daten in der Kontaktdatenbank gespeichert.
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Manuell — Sie können einen Kontakt auch ohne ausgestellte Rechnung hinzufügen. So geht's:
Öffnen Sie im oberen Menü den Bereich Kontakte.
Klicken Sie anschließend auf Neuer Kontakt, füllen Sie die Daten aus und speichern Sie die Änderungen.
Kontaktverwaltung in der Übersicht
In der Kontaktübersicht stehen Ihnen mehrere Werkzeuge für eine schnelle Navigation zur Verfügung:
Sortierung — durch Klicken auf die Pfeile bei den Spalten Kontakt, Steuernummer, E-Mail, Telefon und Anzahl der Rechnungen sortieren Sie die Einträge auf- oder absteigend.
Suche — einen bestimmten Kunden finden Sie über das Suchfeld Geben Sie den Text für die Suche ein
Schnellaktionen — die Symbole am rechten Rand der Zeile ermöglichen das Ausstellen einer neuen Rechnung, das Anlegen einer Ausgabe, das Bearbeiten der Daten oder das Löschen des Kontakts.
Das Löschen eines Kontakts hat keinen Einfluss auf bereits ausgestellte Rechnungen. Die Historie bleibt erhalten — der betreffende Kunde wird beim nächsten Mal lediglich nicht mehr vorgeschlagen.
Rechnungshistorie eines bestimmten Kunden
Durch Klicken auf einen bestimmten Kontakt klappt die Detailansicht des Kontakts auf.
Im unteren Bereich finden Sie eine Übersicht aller Rechnungen, die Sie diesem Kunden ausgestellt haben. Beträge, Fälligkeitsdaten und Zahlungsstatus sind an einem Ort versammelt.
Kontakte exportieren
Sie können die gesamte Kontaktdatenbank jederzeit als Excel-Datei (XLSX) oder vCard (VCF) herunterladen. Excel eignet sich, wenn Sie die Liste an Ihren Steuerberater weitergeben, Daten außerhalb der Anwendung archivieren oder Einträge in größerem Umfang bearbeiten möchten — die Datei öffnen Sie einfach und arbeiten damit wie mit einer gewöhnlichen Tabelle. vCard nutzen Sie hingegen für den schnellen Import von Kontakten in Ihr Telefon oder Ihren E-Mail-Client, sodass Sie Ihre Kunden auch außerhalb von MeineRechnungOnline griffbereit haben.
Klicken Sie im oberen Menü auf den Bereich Exporte und anschließend auf die Schaltfläche Kontakte exportieren.
Wählen Sie danach das Format — Excel oder vCard.
Eine gut gepflegte Kontaktdatenbank beschleunigt die gesamte Rechnungsstellung — statt Daten aus E-Mails und alten Rechnungen abzutippen, genügen wenige Klicks. Es lohnt sich daher, die Kontakte von Anfang an aktuell zu halten und fehlende E-Mail-Adressen oder Telefonnummern regelmäßig zu ergänzen, damit Sie alles zur Hand haben, wenn Sie eine Mahnung oder eine neue Rechnung versenden.
